El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada
" Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".
FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA
Esto le indica que al cajero, al final de su jornada de trabajo, debe hacer un arqueo para verificar si el saldo de sus registros cuadran con la existencia real del efectivo, en algunas oportunidades pueden encontrar diferencia.
El cajero es responsable del efectivo recibido, en consecuencia, al detectar un faltante o un sobrante deberá ser reportado. Ejemplo:
Diferencia en caja: para registrar el faltante existente en el arqueo de caja realizado el día XX. Al pasar del mayor general el asiento anterior, la cuenta caja deberá mostrar un saldo igual al valor de la existencia física encontradas en el arqueo.
Hemos cuadrado la cuenta caja, pero nos queda una cuenta transitoria, diferencia de caja.
Esto lo reflejaremos en el libro como faltante en caja, será descontado al cajero.
Al pasar este asiento al mayor general, la cuenta transitoria diferencia en caja quedará con saldo cero, como debe ser puesto que este tipo de cuenta deberán ser canceladas al diferenciarse al finalizar la operación.
En el supuesto de no hallar las causas que motiva el faltante, la cuenta diferencia en caja se cancelaría con cargo a Ganancias y Pérdidas. Si tenemos una póliza de seguro que cubra el riesgo de los faltantes de caja, se podrían cancelar con cargo, reclamación, seguros o bienes directamente contra caja.
Mayor auxiliar de efecto o cuentas por cobrar es una cuenta por cada cliente en donde registro sus deudas y sus respectivos vencimientos registros similares habrá realizado en el mayor auxiliar de efectos y cuentas por pagar. Para el control de cada uno de nuestros proveedores, igualmente debe tener abierto una cuenta a cada uno de los bancos con que trabajaremos en el mayor auxiliar del banco.
Ojo en esta primera práctica, aplicando procedimientos manuales, no desglosaremos los gastos de administración ni los gastos de ventas.
Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas. Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas lo mismo haremos cuando paguemos comisiones, viáticos, propagandas, etc.
Cuando se desglosa en base a sistemas y procedimientos computarizados si llevaremos un desglose detallado para el control de cada uno de los diferentes tipos de gastos que agrupan las cuentas, gastos de administración y gastos de ventas.
Cuando las operaciones realizadas intervienen clientes, proveedores o bancos las primeras que hará que registrarlas en sus correspondientes mayores auxiliares.
Es importante que los mayores auxiliares, estén al día pues en muchos casos no lo indicase el monto de una factura o giro. En estos casos primero se toma el mayor auxiliar de efectos cuentas por cobrar, busco la cuenta de Emilio García y observo que el monto de la factura 509 es de Bs. 74.000 abónales Bs. 540.000 que pagó a cuenta de esa factura el 31/01/2006, busco el saldo pendiente de la factura 509 determino que es de Bs. 24.000 le abonaré en el concepto de cancelación de saldo pendiente a la factura 509.
Una vez que las operaciones de un determinado día han sido registradas en el mayor auxiliar, se preparan los asientos para registrar en el diario general las operaciones realizadas durante el día.
En base a los registros del mayor general se prepara un balance de suma y saldo, seguidamente partiendo de los mayores auxiliares se presenta una relación de los clientes, proveedores y bancos, que muestren los saldos.
• Efectos por cobrar 100.000
• Efectos por pagar 50.000
• Efectos por cobrar 300.000
• Cuentas por pagar 50.000
• Banco 100.000
Luego se determina si las sumas de cada una de esas relaciones cuadran con cada una de sus respectivas cuentas principales o de control.
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