Los estados financieros son el conjunto de informes preparados bajo la responsabilidad de los administradores del negocio, con el fin de darles a conocer a los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado.
Los análisis de estados financieros también conocidos como análisis económico financiero, análisis de balances o análisis contable es un conjunto de técnicas utilizadas para diagnosticar la situación y perspectiva de la empresa, con el fin de poder tomar decisiones adecuadas
Otra definición dice que el análisis de estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasado, y los resultados de las operaciones de una empresa con el objetivo primario de establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.
aun asi hay que tener en cuenta que “Se considera derogado tácitamente en forma parcial o total el Artículo 33 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, como consecuencia de lo dispuesto en los Artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995?”. de esta forma con respecto a lo relacionado con el párrafo anterior del artículo 33 del Decreto 2649 de 1993 que trata sobre los estados financieros certificados, vemos que este concepto fue incorporado en nuestra legislación por medio del Artículo 290 del Código de Comercio ( Decreto-Ley 410 de 1971) de la manera siguiente : “El balance certificado es el suscrito con las firmas autógrafas del representante legal, del contador de la sociedad y del revisor fiscal, si lo hubiere”. Posteriormente, se reglamentó la contabilidad en general y se expidieron los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia por medio del mencionado Decreto 2649, que estipuló en el artículo 33 : “ ...Son estados financieros certificados aquellos firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado y por el revisor fiscal, si lo hubiere, dando así testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros”. (El subrayado no es del texto) Como el Decreto en mención es reglamentario no podría exceder la ley en la definición de estados financieros certificados y por lo tanto no hizo cosa distinta que adoptar esta definición ampliándola a los estados financieros en lugar del balance general únicamente. La evolución de las normas nos ubica en la Ley 222 de 1995, modificadora del Código de Comercio, que expresa en el artículo 37 : “Estados financieros certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros”. (El subrayado no es del texto) La reforma sobre el particular consistió en derogar tácitamente y en forma parcial el artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, y por consiguiente el mismo artículo 290 de la Ley Mercantil, en lo referente a que el revisor fiscal de la sociedad no certifica los estados financieros; fijar la responsabilidad de los administradores con respecto a dicha certificación y precisar el alcance de la misma por parte del contador público que hubiere preparado los estados financieros. En consecuencia, es claro concluir , para la segunda pregunta, que a partir de la vigencia de la Ley 222 de 1995 no compete al revisor fiscal certificar los estados financieros
ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL
Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para darles a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera y la capacidad de generación de fondos favorables por el ente económico. Estos estados se caracterizan por su claridad, neutralidad, concisión y fácil consulta. Pueden ser de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros consolidados.
Los básicos son los siguientes:
a. Balance general.
b. Estado de resultados o pérdidas y ganancias.
c. Estado de capital contable.
d. Estado de flujos efectivo.
Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus subordinados, como si fuesen de una sola empresa.
Antes de entrar a hablar sobre cada uno de ellos es necesario aclarar primero algunos elementos:
• El activo: Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico, como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan beneficios futuros.
• El pasivo: Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro deberán transferirse recursos o proveer servicios a otros entes.
• Patrimonio: Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.
Es el estado que presenta la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. El balance general ofrece información a los usuarios que estén interesados en conocer la verdadera situación financiera de la empresa, como los analistas de crédito, proveedores o inversionistas, y, a su vez, puede utilizarse para la toma de decisiones de los administradores, gerentes o ejecutivos.
Este estado debe prepararse como mínimo una vez al año, aunque puede hacerse por períodos más cortos (mensual, trimestral), según los requerimientos de tipo administrativo o legal. Para facilitar un mejor análisis financiero, el balance general debe presentarse debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, según el grado de realización de los activos y de exigibilidad de los pasivos.
• Activos corrientes. Está representado por el disponible y todos aquellos bienes que se puedan realizar, vender o convertir en disponible en un término inferior a un año. En estos activos se incluye el grupo de cuentas del disponible: caja, bancos, cuentas de ahorro, inversiones temporales, parte corriente de deudores, inventarios y los gastos pagados por anticipado.
• Activos no corrientes. En este grupo están todos los recursos que son convertibles en efectivo en un tiempo mayor a un año y los que representan los bienes usados en el desarrollo del objeto social. Entre estos se encuentran: inversiones permanentes, la parte no corriente de los deudores, las propiedades, planta y equipo, los activos intangibles, cargos diferidos, otros activos y las valorizaciones.
• Pasivos corrientes. Están representados por todas las obligaciones que posee el ente económico con terceros, que deben cubrirse en un término inferior a un año.
Partes del balance general
a. Encabezamiento: Formado con el nombre o razón social de la empresa, nombre del documento y fecha de corte de cuentas.
b. Cuerpo o contenido: Este documento debe reflejar en su contenido la ecuación patrimonial, por ello en el cuerpo de un balance se incluye únicamente las cuentas reales y se presentan clasificadas así: nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de activo, nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de pasivo y las cuentas de patrimonio.
c. Firmas: debe llevar las firmas de los responsables de su elaboración, revisión y aprobación: el contador el revisor fiscal y el gerente.
d. Notas a los a los estados financieros. Son prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de cada uno de los de los estados financieros.
Los estados financieros tiene tienen dos formas de presentación.
• Forma horizontal o de cuenta: se presenta a lado izquierdo las cuentas de activo (por tener saldo debito), al lado derecho las cuentas de pasivo y patrimonio (por tener saldo crédito).
GRAFICA DE LA PRESENTACION HORIZONTAL
• Forma Vertical o de reporte: Se caracteriza porque en la parte superior se presenta lasa cuentas de activos, en seguida las de pasivo, y por último en la misma columna las cuentas de patrimonio.
GRAFICA DE LA PRESENTACION VERTICAL
Estado de resultados o de ganancias y perdidas
Antes denominado Estado de ganancias y pérdidas, es quizás el estado de mayor importancia por cuanto permite evaluar la gestión operacional de la empresa y además sirve de base para la toma de decisiones. En este estado se resumen todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos incurridos por la empresa en un período determinado. La diferencia que resulta entre los ingresos y egresos será el producto de las operaciones que puede ser utilidad o pérdida.
Para la elaboración de este estado, debe aplicarse el principio de causación para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin c obtener un resultado justo. La presentación del estado de resultados está dada por el grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias, comenzando por los ingresos brutos operacionales, producto de la venta de bienes o servicios. A estos ingresos debe descontárseles el valor correspondiente a las devoluciones, rebajas o descuentos concedidos, a fin de determinar los ingresos netos del período. A los ingresos netos se les descuenta el valor de los costos y gastos operacionales administración y de ventas, para determinar el valor de la utilidad operacional del ejercicio. Para determinar la utilidad antes de impuestos se les adicionan los ingresos no operacionales y se les restan los gastos no operacionales.
Para determinar la utilidad neta del ejercicio, se calcula y estima el valor del impuesto de renta.
ESQUEMA GENERAL DE PRESENTACION
Con el fin de ilustrar la presentación de un estado de resultados para una empresa comercial y facilitar su interpretación, un esquema general sería el siguiente:
El encabezamiento debe contener:
• Nombre e identificación de la empresa.
• Identificación o nombre del estado.
• Rango de fechas del período al cual corresponden las operaciones.
• El contenido debe incluir las cuentas de resultado debidamente clasificadas.
GRAFICA ESTADO DE RESULTADOS
GRUPOS DE CUENTAS
Los grupos de cuentas incluidas en este estado son:
• Ingresos operacionales: corresponden a los ingresos generados por la venta de bienes o servicios.
• Costo de ventas: son los cargos asociados directamente a la compra o producción de bienes o servicios vendidos.
• Gastos operacionales: erogaciones causadas en las actividades de administración y comercialización de la empresa.
• Ingresos no operacionales: ingresos generados por actividades diferentes del objeto social de la empresa
• Gastos no operacionales: cargos o erogaciones realizadas por la empresa que no corresponden directamente al objeto social.
Es un estado contable que refleja la situación de la empresa. Dicha situación se compone de lo bienes derechos deudas y capital que tiene la empresa en un momento dado. Los bienes y derechos integran el activo del balance de situación, el capital y las deudas forman el pasivo de dicho balance
Activo Pasivo
Bienes: lo que la empresa tiene
Derechos: lo que a la empresa le deben Deudas: lo que la empresa debe.
Capital: aportaciones de los propietarios
De otra forma el activo refleja las inversiones que ha efectuado la empresa y el pasivo de donde han salido los fondos que han financiado dichas inversiones.
Activo Pasivo
¿En que ha invertido la empresa? ¿De donde ha obtenido la financiacion?
Ejemplo:
GRAFICA
Es un resumen de cambios en el capital contable ocurridos durante un periodo especifico. El estado de capital contable se informa acerca de los cambios en el capital contable durante un periodo. Se elabora después del estado de resultados, porque el ingreso o perdida netos deben presentarse en el estado de capital contable, se considera a menudo con un vinculo entre el estado de resultados y el balance general.
El estado de capital contable está conformado por dos partes:
1. Encabezamiento: Formado por la razón social de la empresa, nombre del estado financiero y fecha del periodo correspondiente.
2. Cuerpo o Contenido: El valor del capital social, esto es los aportes de los socios.
GRAFICA
Es un resumen del efectivo recibido y pagado durante un periodo especifico. Es un estado financiero básico que informa sobre el efectivo o equivalentes de efectivo recibido y usado en las actividades de operación, inversión y financiación. El efectivo está conformado por el dinero disponible en caja y en bancos, y el equivalente de efectivo por los depósitos e inversiones con vencimiento no superior a 3 meses. Las entradas de efectivo constituyen un aumento y las salidas una disminución por lo cual se presenta entre paréntesis.
PARTES
El estado de flujos de efectivo consta de 3 partes:
• Actividades de operación: Se relacionan con la producción y distribución de bienes y la prestación de servicios. Se consideran entradas de efectivos los valores provenientes de la venta de bienes o prestación de servicios, recaudo de clientes, cobro de intereses y rendimiento sobre inversiones y las salidas de efectivo, los pagos de mercancía y servicios materias primas e insumos, pagos a proveedores, pagos a otros acreedores por conceptos relacionados con la actividad de operación, pagos de nomina o prestaciones sociales, pagos por intereses impuestos.
• Actividades de inversión: Son los cambios de los activos diferentes a aquellos considerados como inventarios. Las entradas de efectivo son los recaudos por venta de activos no operacionales, recaudos por préstamos.
• Actividades de financiación: son los cambios de pasivo y en el patrimonio relacionados con la obtención de recursos de los propietarios y el reembolso o pago de los rendimientos derivados de sus inversión, propietarios, los prestamos recibidos a corto y mediano plazo.
Las salidas de efectivo son el reembolso en efectivo de aportes, pagos de préstamos de dividendos a su equivalente.
GRAFICA
Son los impuestos del orden nacional, departamental y municipal con que el gobierno grava todas las actividades comerciales.
La tributación se clasifica en:
• Impuestos Nacionales
• Impuestos Departamentales
• Impuestos Municipales
OBLIGACIÓN TRIBUTARIA
La obligación tributaria se origina al realizarse el o los presupuestos previstos en la ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo correspondiente.
IMPUESTOS NACIONALES
Son los tributos emitidos por el poder ejecutivo y sometidos a consideración del congreso nacional para su aprobación, los cuales se hacen efectivos a partir de la sanción presidencial y su correspondiente publicación en el diario oficial. Son impuestos del orden nacional los siguientes:
1. Impuesto al valor agregado (IVA):
2. Impuesto de Renta y Complementarios
3. Impuesto de Timbre Nacional
4. Contribuciones Especiales
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)
Es el gravamen establecido sobre toda venta de bienes y servicios en el territorio Nacional. Es generado por:
a. Las ventas de bienes Corporales muebles (Mercancía) que no hayan sido excluidas expresamente.
b. La prestación de servicios en el territorio Nacional
c. La importación de Bienes corporales muebles (Mercancía) que no hayan sido excluidos expresamente.
Responsables Del Impuesto (Sujetos Pasivos):
a. Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos
b. Importadores
c. Quienes presten servicios
d. Los contribuyentes pertenecientes al régimen común del impuesto sobre las ventas cuando realicen compras o adquieran servicios gravados con personas pertenecientes a l régimen simplificado.
Base Gravable Del Impuesto: En la venta y prestación de servicios la base gravable será el valor total de la operación, sea que esta se realice de contado o a crédito, incluyendo entre otros los gastos directos de financiación, accesorios, acarreos, instalaciones, seguros, comisiones y demás gastos complementarios
Clase De Responsables:
a. Personas o entidades pertenecientes al régimen común
b. Personas pertenecientes al régimen simplificado
Tarifas:
a. Tarifa General del 2% (A partir del 1 de Enero de 2003)
b. Tarifa General del 7%
c. Tarifa General del 16%
d. Tarifa Diferencial del 20%
e. Tarifa Diferencial del 35%
IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
El impuesto de renta y complementarios es un tributo de orden nacional aplicado a los contribuyentes que cumplan con los requisitos establecidos en las leyes tributarias, y liquidado sobre la base de la renta liquida gravable a la tarifa única del 35%, es aplicable a los siguientes contribuyentes:
a. Personas Naturales y sucesiones ilíquidas
b. Demás contribuyentes que cumplan los requisitos establecidos en el estatuto tributario
IMPUESTO DE TIMBRE NACIONAL
Es el impuesto generado en la protocolización de todo contrato o instrumento publico incluido los títulos valores que se otorguen o acepten en el país suscritos entre particulares con el estado o entre particulares cuyo acto sea superior a 53.000.000 pesos y liquidado a la tarifa única del 1.5%
Son contribuyentes las personas naturales o jurídicas, sus asimiladas, y las entidades públicas no exceptuadas expresamente que intervengan como otorgantes, giradores, aceptantes, emisores, o suscriptores en los documentos.
CONTRIBUCIONES ESPECIALES
Son los gravámenes que establece el gobierno nacional con el fin de cubrir necesidades específicas en el presupuesto de la nación.
a. Impuesto para preservar la seguridad democrática
b. Gravamen a los movimientos financieros
Son los tributos establecidos por las gobernaciones y sometidos a consideración de las Asambleas Departamentales con el fin de gravar el consumo especialmente de licores y tabaco.
BUSCAR EJEMPLOS CONCRETOS
Son los establecidos por las Alcaldías Municipales y puestos a consideración de los consejos para su estudio y posterior aprobación.
Los principales impuestos municipales son:
1. Impuesto de industria y Comercio
2. Impuesto de Avisos y Tableros
3. Impuesto Predial
4. Impuesto de Vehículos
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Es el gravamen establecido sobre toda venta de bienes y servicios que se causen dentro del municipio
Responsables:
a. Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos
b. Importadores
c. Quienes presten servicios
IMPUESTO DE AVISOS Y TABLEROS
Es el impuesto generado en la exhibición de vallas o avisos luminosos que hagan mención de una empresa o un producto y que estén en un lugar público.
IMPUESTO PREDIAL
Es el impuesto generado por la posesión de un predio de carácter urbano o rural dentro del municipio previa calificación (Estrato) que haga la oficina de catastro municipal y liquidado a tarifas diferenciales.
IMPUESTO DE VEHÍCULOS
Es el impuesto generado por la posesión de un vehículo de carácter público o privado y que se encuentren matriculados dentro del municipio liquidado a tarifas diferenciales (Modelo, Cilindraje, valor comercial).
El punto de equilibrio es una técnica de análisis muy importante empleada como instrumento de planificación de utilidades de la toma de decisiones y de la resolución de problemas.
Para aplicar esta técnica es necesario conocer el comportamiento de los ingresos, costos y gastos separando los que son variables de los fijos o semivariables, los costos y gastos fijos se generan a través del tiempo independientemente del volumen de producción y ventas y son llamados costos y gastos de estructura, porque generalmente son contratados o instalados para la estructuración de la empresa, como por ejemplo: de estos costos y gastos, se puede citar la depreciación, la renta, los sueldos, que no están en relación directa al volumen de producción.
Por el contrario los gastos variables se generan en razón de los volúmenes de producción y de venta por ejemplo: la mano de obra pagada en razón de las unidades producidas, la materia prima utilizada en los productos terminados o fabricados, los impuestos y comisiones sobre ventas, etc.
Existen otros gastos y costos que se aplican proporcionalmente al volumen de producción se les llama semivariables y para efectos de esta técnica también se clasifican en variables o fijos.
Para ello es necesario calcular el punto de equilibrio que generalmente se define como el momento o punto económico en que una empresa no genera ni utilidad ni pérdida, esto es, el nivel en que las contribuciones marginales (ingresos variables-costos y gastos variables) es de tal magnitud que cubre exactamente los costos y gastos fijos y para efectos de planeación pueden tomarse en consideración el comportamiento de los gastos, costos y utilidades, así como las especificaciones de los productos, métodos de fabricación, productividad, desperdicios, mezcla de volúmenes y productos o precios unitarios de venta.
PE = Ventas de equilibrio
Fórmula de punto de equilibrio.
PE = CF + G/ MC
PE = Ventas de equilibrio.
MC = Margen de contribución.
CF = costos fijos.
PV = Precio de Venta unitario.
CV = Costos variables en pesos.
U = Utilidad.
V = Ventas
MS = Margen de seguridad.
%CM= CM/PV
%CM=PV-CV / PV
%CM=1-CV/V
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA
2.6 MODELO DEL ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA
El estado de cambios en la situación financiera debe ela¬borarse de tal manera que se pueda identificar —en primer lugar— las fuentes y aplicaciones de recursos, detallando sus diferentes componentes:
a) Utilidad neta,
b) Partidas que no afectan el capital de tra¬bajo,
c) Fuentes externas de las cuales se ha obtenido el ca¬pital de trabajo, y
d) Aplicaciones o usos de los recursos ob¬te¬nidos.
Y, en segundo lugar, la explicación de las varia¬ciones en las diferentes cuentas que integran el capital de trabajo, se¬paran¬do los aumentos o disminuciones del activo corriente y los aumentos o disminuciones del pasivo corrien¬te.
CUADRO 2
MODELO DEL ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA
FUENTES
Utilidad neta $
Partidas que no afectan el capital de trabajo
Depreciación y agotamiento $
Amortización diferidos $
Provisiones y pasivos estimados $
Revalorización del patrimonio $
Corrección monetaria $ $
Capital de trabajo generado por la operación $
OTRAS FUENTES
Venta de inversiones permanentes $
Incremento obligaciones laborales $
Incremento obligaciones largo plazo $
Incremento capital $ $
Total fuentes $
APLICACIONES
Aumento cargos diferidos $
Compra Propiedades, Planta y equipo $
Disminución ingresos diferidos $
Abono a obligaciones financieras $
Redención Bonos $
Pago de utilidades $ $
Aumento (disminución) capital de trabajo $
Capital de trabajo al inicio $
Capital de trabajo al cierre $
CAMBIOS EN EL CAPITAL DE TRABAJO
Aumento (disminución) del activo corriente
Efectivo y equivalente $
Cuentas por cobrar $
Inventarios $
Gastos pagados por anticipado $
Inversiones temporales $ $
Disminución (aumento) del pasivo corriente
Proveedores $
Obligaciones laborales $
Impuestos por pagar $
Obligaciones bancarias $
Otras obligaciones $
Acreedores varios $ $
Aumento (disminución) en el capital de trabajo $
Cuya interpretación, en forma genérica, señala qué parte de los recursos fue generado por el proceso productivo (operativo) del ente económico y qué parte por un pro¬ceso, externo e independiente, de financiación.
Cuando se determina un saldo positivo en este proceso de finan¬ciación, es decir, cuando se estima una fuente de recursos pudo haber ocurrido no uno, sino varios movimientos como, por ejemplo, el haber tomado un nuevo crédito y haberlo cancelado dentro del mismo año; situación que no se refleja en el estado de cambios en la situación financiera, por tratarse de la evaluación de variaciones netas entre un período y otro.
La conciliación que se debe realizar para estimar los recursos prove¬nientes del proceso productivo incluye sumar a la utilidad neta aquellos gastos que previamente habían disminuido dicha ganancia, pero que no implicaron, durante el período de análisis, salida de dinero. Sin embargo, sumar a las utilidades los cargos virtuales o puramente contables no significa que dichos cargos constituyan fuentes de capital de trabajo; lo que ocurre es que la ganancia neta, determinada después de éstos cargos contables —los cuales no consumen ni requieren capital de traba¬jo— se encuentra subestimada y, con la conciliación, lo que se hace es corregir la situación. También se deben conciliar, en este caso restando de la utilidad neta, aquellos ingresos que la incrementan pero que no implican ingreso real de dinero, tales como la causación de ingresos diferidos o recibidos por anticipado.
Las correcciones a la utilidad neta, al eliminar aquellos movimientos de recursos que no afectan el capital de trabajo, facilitan diferenciar los fondos provenientes de la operación normal de la empresa, que son recursos de corto plazo, de la utilidad neta contable, que es una medida de la capacidad de generar recursos a largo plazo. La diferencia entre el total de fuentes de recursos y los fondos prove¬nientes de la operación explica la proce¬dencia de los demás fondos obte¬nidos, que no correspon¬den a las operaciones de la compañía.
Para una mayor claridad por parte de los usuarios del estado de cambios en la situación financiera, las fuentes deberían presentarse en orden, de acuerdo a su recupera¬bi¬lidad y los usos o aplicaciones en con¬cor¬dancia con su exigibilidad, con el propósito de poder identificar más fácilmente los recursos de fondos permanentes, como los provenientes de las operaciones, con usos también a largo plazo, como la distribución de utilidades o con actividades de inversión, como la compra de propieda¬des, planta y equipo.
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
Es uno de los cinco estados financieros básicos, que informa cuales fueros las decisiones de la Asamblea General (sociedades anónimas o asimiladas) o Junta de Socios (sociedades de responsabilidad limitada o asimiladas), con respecto a los elementos del patrimonio.
En un estado de cambios en el patrimonio se verifica las siguientes decisiones:
1. Decisiones con el capital social
• Emisión de acciones por igual valor al nominal, donde se paga el capital y se gana lo correspondiente al superávit acumulado.
• Emisión de acciones ordinarias, igual al valor en libros, donde pagan el valor nominal y el superávit acumulado, el que dividido por el número de acciones resulta el valor intrínseco.
• Emisión de acciones por mayor valor al valor en libros donde la sociedad recupera el superávit acumulado y además un mayor valor que constituye un superávit de capital.
• Emisión de acciones privilegiadas por igual valor al nominal, igual al valor en libros, mayor o menor. Recuerde que del valor patrimonial se descuentan las acciones privilegiadas y el derecho al dividendo para calcular el valor intrínseco.
2. Decisiones con las utilidades del ejercicio
• Las utilidades del ejercicio deben estar debidamente certificadas, auditadas y aprobadas por la Asamblea General o Junta de Socios para poder tomar las decisiones de distribución en reserva legal, estatutaria, ocasional y los dividendos.
• La reserva legal cumple la función de preservar la sociedad de futuras pérdidas del ejercicio, enjugándose para que no afecten el capital social.
• La reserva ocasional que consiste en congelar parte de las utilidades de los socios para hacer una inversión que requiere capital de trabajo y cuando se cumpla el objetivo de la inversión y existe liquidez, se revierte la reversa a su estado natural, de utilidades acumuladas.
3. Aplicación de las reservas
• 330505 Reserva legal contra 3610 Pérdidas del ejercicio.
• 330515 Reserva para readquisición de acciones contra 3705 Utilidades o excedentes acumulados.
• 331515 Reserva ocasional contra 3705 Utilidades o excedentes acumulados.
4. Capitalizaciones
• 3405 Revalorización patrimonio contra 310510 Capital por suscribir.
• 3705 Utilidades o excedentes acumulados contra 310510 Capital por suscribir
El estado de cambios en el patrimonio es uno de los cinco estados financieros básicos contemplados por el artículo 22 del decreto 2649 de 1993.
El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado.
Además de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa.
Para la empresa es primordial conocer el por qué del comportamiento de su patrimonio en un año determinado. De su análisis se pueden detectar infinidad de situaciones negativas y positivas que pueden servir de base para tomas decisiones correctivas, o para aprovechar oportunidades y fortalezas detectadas del comportamiento del patrimonio.
La elaboración del estado de cambios en el patrimonio es relativamente sencilla puesto que son pocos los elementos que lo conforman y todo se reduce a determinar un simple variación.
Para elaborar el estado de cambios en la situación financiera se requiere del estado de resultados y del balance general. Se requiere de un balance y estado de resultados con corte en dos fechas de modo que se puede determinar la variación. Preferiblemente de dos periodos consecutivos, aunque se puede trabajar con un mismo periodo [inicio y final del mismo periodo].
Sobre los aspectos que se deben revelar en el estado de cambios en el patrimonio, ha dicho el artículo 118 del decreto 2649 de 1993:
Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio. En lo relativo a los cambios en el patrimonio se debe revelar:
1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período.
2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago.
3. Movimiento de las utilidades no apropiadas.
4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las utilidades apropiadas.
5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones.
6. Movimiento de la revalorización del patrimonio.
7. Movimiento de otras cuentas integrantes del patrimonio.
Ejemplo estado de cambios en el patrimonio
Para ilustración, a continuación se presenta un estado de cambios en el patrimonio en su forma más elemental, pero que brinda la orientación necesaria para replicarlo según la información financiera de cada empresa:
EMPRESA XY.LTDA
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
2008
Concepto Saldo 01/01/08 Incremento Disminución Saldo 31/12/08
Capital social 10.000.000 2.000.000 12.000.000
Superávit capital 2.000.000 0 0 2.000.000
Reservas 6.500.000 500.000 6.000.000
Utilidades del ejercicio 0.00 1.500.000 1.500.000
Aquí se observa que durante el 2008 ha se presentó un incremento del capital en $2.000.000, que bien pudo ser por nuevos aportes de socios antiguos o por ingreso de nuevos socios. Este hecho se expondrá con detalle en las respectivas notas.
Vemos también que el superávit de capital permaneció invariable.
Las reservas sufrieron una diminución del $500.000 hasta ajustarse al 50% del capital social.
Se observa claramente que durante el 2008 la utilidad fue de $1.500.000.
En el ejemplo se han expuestos algunos conceptos de forma general, pero lo adecuado es desglosar cada subpartida que compone el patrimonio, y a cada una realizarle una nota explicando la variación sufrida, de modo que la persona que consulte el estado de cambios en el patrimonio pueda comprenderlo con facilidad.
jueves, 29 de octubre de 2009
ESTADOS FINANCIEROS
INTRODUCCIÓN
Los dueños y gerentes de negocios necesitan tener información financiera actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La informaciónfinanciera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el período fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse periódicamente en los estados financieros.
En el complejo mundo de los negocios, hoy en día caracterizado por el proceso de globalización en las empresas, la información financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico.
La contabilidad es una disciplina del conocimientohumano que permite preparar información de carácter general sobre la entidad económica. Esta información es mostrada por los estados financieros. La expresión "estados financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de
flujos de efectivo (EFE), notas, otros estados y material explicativo, que se identifica como parte de los estados financieros.
Las características fundamentales que debe tener la información financiera son utilidad y confiabilidad.
La utilidad, como característica de la información financiera, es la cualidad de adecuar ésta al propósito de los usuarios, entre los que se encuentran los accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno y, en general, la sociedad.
La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que sucede en la empresa.
Los dueños y gerentes de negocios necesitan tener información financiera actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La informaciónfinanciera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el período fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse periódicamente en los estados financieros.
En el complejo mundo de los negocios, hoy en día caracterizado por el proceso de globalización en las empresas, la información financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico.
La contabilidad es una disciplina del conocimientohumano que permite preparar información de carácter general sobre la entidad económica. Esta información es mostrada por los estados financieros. La expresión "estados financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de
flujos de efectivo (EFE), notas, otros estados y material explicativo, que se identifica como parte de los estados financieros.
Las características fundamentales que debe tener la información financiera son utilidad y confiabilidad.
La utilidad, como característica de la información financiera, es la cualidad de adecuar ésta al propósito de los usuarios, entre los que se encuentran los accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno y, en general, la sociedad.
La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que sucede en la empresa.
I. ESTADOS FINANCIEROS
Estados financieros que presenta a pesos constantes los recursos generados o utilidades en la operación, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo determinado. La expresión "pesos constantes", representa pesos del poderadquisitivo a la fecha del balance general (último ejercicio reportado tratándose de estados financieros comparativos).
Algunos estados financieros
Algunos estados financieros
Estado financiero a una fecha o periodo futuro, basado en cálculos estimativos de transacciones que aún no se han realizado; es un estado estimado que acompaña frecuentemente a un presupuesto; un estado proforma.
1.2. ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS
Son aquellos que han pasado por un proceso de revisión y verificación de la información; este examen es ejecutado por contadores públicos independientes quienes finalmente expresan una opinión acerca de la razonabilidad de la situación financiera, resultados de operación y flujo de fondos que la empresa presenta en sus estados financieros de un ejercicio en particular.
1.3. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS
Aquellos que son publicados por compañías legalmente independientes que muestran la posición financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las compañías fueran una sola entidad legal.
A. CLASES DE ESTADOS FINANCIEROS
1.Balance General.
2. Estado de Resultado u Operaciones
3. Estado de Flujos
4. Otros.
1.Balance General.
Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagenfiel del estado patrimonial de la empresa.
El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las mercaderías. En el pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (empréstitos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (créditocomercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance según el momento y la finalidad.Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una empresa, a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios básicos de contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
Es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico, ya sea de una organización pública o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar para que la información básica de la empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posición financiera, capacidad de lucro y fuentes de fondeo.
1.1. BALANCE GENERAL COMPARATIVO
Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran en relación con uno o más periodos, con el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la posición financiera de una empresa y facilitar su análisis.
1.2. BALANCE GENERAL CONSOLIDADO
Es aquél que muestra la situación financiera y resultados de operación de una entidad compuesta por la compañía tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad económica.
Se formula sustituyendo la inversión de la tenedora en acciones de compañías subsidiarias, con los activos y pasivos de éstas, eliminando los saldos y operaciones efectuadas entre las distintas compañías, así como las utilidades no realizadas por la entidad.
Otros balances generales
1.3. BALANCE GENERAL ESTIMATIVO
Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que usualmente son sujetos de rectificación.
1.4. BALANCE GENERAL PROFORMA
Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de mostrar una propuesta o una situación financiera futura probable.
1.5. METODOS DE PRESENTACION DEL BALANCE
La presentación de las diferentes cuentas que integran el balance se puede realizar en función de su orden creciente o decreciente de liquidez. El método es creciente cuando se presentan primero los activos de mayor liquidez o disponibilidad y a continuación en este orden de importancia las demás cuentas. Se dice que el balance está clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad decreciente, cuando los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente, observando ese orden los activos realizables o corrientes.
1.6. BALANCE OPERACIONAL FINANCIERO DEL SECTOR PUBLICO
Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y déficit de las dependencias y entidades del Sector Público Federal deducidas de las operaciones compensadas realizadas entre ellas. La diferencia entre gastos e ingresos totales genera el déficit o superávit económico.
1.7. BALANCE PRESUPUESTARIO
Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos del Gobierno Federal más los de las entidades paraestatales de control presupuestario directo.
1.8. BALANCE PRIMARIO DEL SECTOR PUBLICO
El balance primario es igual a la diferencia entre los ingresos totales del Sector Público y sus gastos totales, excluyendo los intereses. Debido a que la mayor parte del pago de intereses de un ejercicio fiscalestá determinado por la acumulación de deuda de ejercicios anteriores, el balance primario mide el esfuerzo realizado en el periodo corriente para ajustar las finanzas públicas.
2. ESTADO DE RESULTADOS
Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado.
Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaña a la hoja del Balance General.
Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado.
3. ESTADO DE OPERACIONES
Presupuestariamente son aquellos compromisos de pago de las dependencias con cargo al Presupuesto de Egresos de la Federación a favor de terceros, por importes retenidos derivados de relaciones contractuales y legales, como son los impuestos, cuotas, primas y aportaciones a que dé lugar el pago de remuneraciones a favor de los siguientes beneficiarios: Instituto de Seguridady Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, Instituto de Seguridad Social para las fuerzas Armadas Mexicanas, Banco Nacional del Ejército, Fuerza Aérea y Armada, S.N.C., Fondo de Garantía para Reintegros al Erario Federal, Aseguradora Hidalgo, S.A., Fondo de Ahorro Capitalizable, Pensiones Alimenticias, Cuotas Sindicales y otros conceptos similares.
Estas son algunas divisiones del estado de operaciones,
3.1. OPERACIONES COMPENSADAS
Son aquéllas que constituyen un ingreso correspondido con un egreso por el mismo monto, estableciéndose una relación compensatoria.
3.2. OPERACIONES DE MERCADO ABIERTO
Consisten en la compra y venta de valores por parte del Banco de México para influir directamente sobre la liquidez del sistema.
Son las medidas con las cuales el banco central controla el sistema monetario comprando y vendiendo valores, principalmente bonos gubernamentales a los bancos comerciales y al público. Estas operaciones se llevan a cabo para influir en el nivel de la liquidez y estructura de los tipos de interés en los mercados financieros.
3.3 OPERACIONES VIRTUALES
Son aquellas operaciones que no constituyen una transferencia monetaria de recursos, es decir, operaciones de ingresos que se compensan con egresos, constituyéndose en asientos puramente contables.
4. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO.
Movimiento o circulación de cierta variable en el interior del sistema económico. Las variables de flujo, suponen la existencia de una corriente económica y se caracterizan por una dimensión temporal; se expresan de manera necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por ejemplo, el consumo, la inversión, la producción, las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc. Los flujos se relacionan en forma íntima con los fondos, pues unos proceden de los otros. De esta manera, la variable fondo "inmovilizado en inmuebles" da lugar a la variable flujo "alquileres", en tanto que la variable flujo "producción de trigo en el periodo X" da lugar a la variable fondo "trigo almacenado".
Aquél que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darán en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo.
Se entiende por EFE al estado financiero básico que muestra los cambios en la situación financiera a través del efectivo y equivalente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs).
El EFE ofrece al empresario la posibilidad de conocer y resumir los resultados de las actividades financieras de la empresa en un período determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situación financiera, constituyendo una importante ayuda en la administración del efectivo, el control del capital y en la utilización eficiente de los recursos en el futuro.
Estos son los antecedentes y la normativa actualmente vigente que regula la preparación y presentación del estado de flujos de efectivo en nuestro país. Sin embargo, conviene resaltar y resumir brevísimamente tres normas que coinciden en cuanto a contenido. Representan la coherencia y normalización de la doctrina contable a nivel nacional y universal:
Estado de Flujos de Efectivo.
La declaración Nº 95 establece normas para el informe de flujos de efectivo, reemplaza la opinión Nº 19 del APB; requiere un estado de flujos de efectivo como parte de los estados financieros para todas las empresasen vez de un estado de cambios en la situación financiera. La declaración requiere que en el EFE se clasifiquen los recaudos y pagos de efectivo según ellos surjan de actividades de operación, inversión o financiamiento, y provee definiciones para cada categoría.
CPC 4 Estado de Flujos de Efectivo.
Este Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado peruano fue emitido por el Instituto de Investigaciones de Ciencias Contables y Financieras del Colegio de Contadores Públicos de Lima en el mes de setiembre de 1991. Esta norma ha tenido como fuente de inspiración el FASB 95 de la Junta de Norma de Contabilidad Financiera.
Para la mayoría de las entidades no será difícil cumplir con esta norma; sin embargo, para las empresas bancarias y empresas con operaciones en el extranjero pueden representar mayor dificultad en el proceso de elaboración y presentación. El estado de flujos de efectivo se puede preparar bajo dos métodos: Directo e Indirecto.
NIC 7 Estado de Flujos de Efectivo.
Revisada en 1992 y rige para los estados financieros correspondientes a ejercicios que comiencen el 1ero. de enero de 1994 o después de esa fecha, deja sin efecto la NIC 7 Estado de cambios en la situación financiera, aprobada en julio de 1977.
La aplicación del estado de flujos de efectivo afecta a todas las empresas, permitirá a todos los usuarios evaluar los cambios en el patrimonio de una empresa, en su estructura financiera y en su capacidad para influir en los montos y la oportunidad de sus flujos de efectivo con el fin de adaptarse a circunstancias y oportunidades cambiantes.
4.1. FLUJO DE EFECTIVO
Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad de fondos a una fecha determinada.
Movimiento de dinero dentro de un mercado o una economía en su conjunto.
4.2. FLUJO DE FONDOS
Movimiento de entrada y de salida de efectivo que muestra las interrelaciones de los flujos de recursos entre los sectores privado, público y externo, que se dan tanto en el sector real como a través del sistema financiero.
4.3. FLUJO NETO EFECTIVO
Es la diferencia entre los ingresos netos y los desembolsos netos, descontados a la fecha de aprobación de un proyecto de inversión con la técnica de "valor presente", esto significa tomar en cuenta el valor del dinero en función del tiempo.
4.4. INFORMACION DEL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LAS EMPRESAS.
a. El valor de la información.- La información dada por el EFE reduce la incertidumbre y respalda el proceso de toma de decisiones en una empresa; es por ello que la información que brinda este estado financiero básico se caracteriza por su exactitud, por la forma en ser estructurada y presentada, frecuencia en la cual se da alcance, origen, temporalidad, pertinencia, oportunidad, y por ser una información completa.
El valor de la información dada por este estado financiero básico está además en el mensaje, la ganancia económica adicional que se puede lograr por valerse de dicha información, etc. El valor no depende de que tanta información contenga el mensaje, sino de su relación con la cantidad de conocimientos previamente recopilada y almacenada.
b. Decisiones gerenciales en gestión empresarial.- El EFE pretende brindar información fresca que permita a las respectivas instancias proseguir en la búsqueda de los objetivos trazados, prever situaciones y enfrentar problemas que puedan presentarse a pesar de que todo esté perfectamente calculado.
c. Aplicaciones del Estado de Flujos de Efectivo.- Se considera que una de las principales aplicaciones que se da al EFE está orientada a garantizar el dinero de los accionistas para, de esta forma, dar la información de cómo se mueven los ingresos y egresos de dinero. El EFE permite a la empresa garantizar una liquidez estable y permanente para que la empresa pueda desarrollar su gestión adecuadamente.
Cabe señalar que una correcta aplicación del EFE y un óptimo manejo de la información que brinda permite garantizar solidez, competitividad y confiabilidad a los diversos usuarios de la información de la empresa, así como dar estabilidad al sistema económico del país.
d El control del flujo de efectivo.- Una empresa busca beneficios y rentabilidad, pero debe garantizar a sus accionistas y clientes la inversión echa y la confianza depositada. Es por ello que si la empresa no tiene un control permanente y eficiente de sus entradas y salidas de dinero (Caja, efectivo) y de sus inversiones en general, simplemente vivirá una lenta agonía y por último se extinguirá. Si, por el contrario, cuidan y velan por conseguir sus objetivos y metas, están asegurando su supervivencia, rentabilidad a sus clientes y estabilidad al sistema empresarial y a la economía del país.
Cuadro 1.- Problemas que se presentan en la formulación del EFE.
Problemas fi %
Los asientos de ajuste 15
21.43
Determinación de fuente y uso 33 47.14
No aplicable 12 17.14
No tiene problemas 10 14.29
Total 70 100.00
Se observa que un 47.14%, es decir, casi la mitad de los encuestados, señala que sus problemas en la formulación de flujos de efectivo se encuentran en el momento de la determinación de fuente y uso de efectivo, seguido por un 21.43% que encuentra problemas al realizar los asientos de ajuste extracontables; 17.14% señala que no es aplicable y finalmente el 14.29% no tiene problemas.
Hay una contradicción, en un cuadro anterior de la investigación el 34.16% decía no tener problemas en la formulación del estado de flujos de efectivo a valores reexpresados y, en este cuadro, este porcentaje se reduce a 14.29%, es decir, la diferencia ha identificado aunque sea una sola vez problemas que -como se dijo anteriormente- sí se presentan en este proceso.
La totalidad de estos problemas se debe a que no hay una acertada identificación de la naturaleza de las transacciones y de los rubros (cuentas) que ocasionan en sí estos problemas; y esto se puede deber a dos razones: la falta de capacitación para identificar transacciones y rubros o sencillamente la falta de atención en el momento de obtener el estado de flujos de efectivo reexpresado.
Cuadro 2.- ¿ Se analiza e interpreta el estado de flujos de efectivo?
Se analiza e interpreta fi %
SI 25 35.71
NO 45 64.29
Total 70 100.00
Los datos que aparecen en este cuadro son claros: el 64.29% de los encuestados señala que no analiza ni interpreta el estado de flujos de efectivo y tan sólo un 35.71% sí lo hace.
Estos resultados permiten probar una de las hipótesis planteadas al elaborar el diseño, esto es, que el EFE como herramienta que brinda información no se aprovecha, sino que tan sólo se elabora para cumplir con una normatividad y, por lo tanto, mucho menos es utilizada para la toma de decisiones gerenciales por los directivos y funcionarios.
Cuadro 3.- ¿ Es el estado de flujos de efectivo una herramienta adecuada para la administración del efectivo?
Utilidad en la Administración fi %
SI 50 71.43
NO 20 28.57
Total 70 100.00
Estos datos son contradictorios, puesto que en el cuadro anterior el 64.29% de los encuestados, es decir, más de la mitad, respondía que no analizaba e interpretaba el EFE; en cambio, aquí el 71.43% considera que el EFE es una herramienta adecuada para la administración del efectivo y sólo el 28.57% no reconoce las bondades del EFE en la administración del efectivo.
Por todos estos datos, cada vez más se reafirma la necesidad de revalorar y redescubrir la gran utilidad y beneficios que podemos obtener en el sistema bancario nacional si explotamos la riqueza de información que nos brinda este estado financiero básico.
Cuadro 4.- ¿ Se utiliza la información que brinda el EFE en la toma de decisiones?
Utilidad fi %
SI 17 24.29
NO 53 75.71
Total 70 100.00
Este cuadro vuelve a reafirmar lo anteriormente planteado, y es que la información que brinda el EFE no es utilizada y mucho menos se le considera para la toma de decisiones. Así, el 75.71% responde que no utiliza la información que brinda el EFE en la toma de decisiones y sólo el 24.29% señala que sí utiliza la información en el momento de decidir. Esto vuelve a reafirmar la hipótesis planteada en la investigación.
Cuadro 5.- Problemas en el análisis e interpretación del estado de flujos de efectivo.
Problemas fi %
No es aplicable 17 24.29
El método, desconocimiento 40 57.14
No hay problemas 13 18.57
Total 70 100.00
Se destaca otra contradicción en la que incurren los que responden a la encuesta. Casi el 82% responde de una u otra forma que sí encuentra problemas al momento de analizar e interpretar el EFE, cuando anteriormente veíamos que entre el 70% y 80% (según los datos de los cuadros) señalaba que no encontraba utilidad en la información que brinda este estado financiero, así como cuando respondían que solamente se elaboraban para cumplir con requerimientos expresamente normados.
Cabe destacar que el 57.14% de los encuestados, es decir, más de la mitad, señala que sus principales problemas se centran en el método, sea por desconocimiento como por no estar aptos.
miércoles, 28 de octubre de 2009
CUENTAS DE ORDEN
1. INTRODUCCIÓN
El limitado espacio de la partida doble no es el escenario propicio para comunicar de manera acertada los hechos económicos, y más que acertada para informar de manera íntegra y oportuna el hecho económico y sus consecuencias. Una cosa es comunicar a través de un registro contable los valores que se desprenden por el pago de las prestaciones sociales en un despido de un trabajador y otra muy diferente es comunicar las consecuencias económicas y sociales que supone una demanda laboral. Ahí, en ese momento, se hace importante el manejo adecuado de la cuenta de orden.
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Marco General
El DR 2649/93 como marco general de la contabilidad en Colombia, hace obligatorio el manejo de las cuentas de orden cuando en su artículo 34 enumera los elementos de los estados financieros así:
" Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden". Tal enunciado trae como consecuencia que las cuentas de orden tienen la misma importancia que los activos, los pasivos y el patrimonio y que por lo tanto, el no registrarlas supone que la contabilidad no se lleve en debida forma.
2.2. Clasificación
Dentro del mismo marco teórico general el DR. 2649/93, clasifica las cuentas de orden en sus artículos 42,43,44 y 45 como cuentas de orden contingentes, cuentas de orden fiduciarias, cuentas de orden fiscales y cuentas de orden de control.
Hablar de cada una de ellas es una tarea extensa, importante, pero sobre todo que gratifica, en la medida que la cuenta de orden permite narrar sucesos, explicar situaciones y " descongelar" las cifras de los estados financieros.
2.2.1. Cuenta de Orden Contingente
Lo primero será definir lo que para el artículo 42 del DR. 2649/93 es una cuenta de orden contingente: "… reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico".
El artículo 110 del DR. 2649/93 a su vez define como deben registrarse las contingencias:
" …
1. Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.
2. Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por responsabilidades contingentes" los compromisos o contratos que se realicen con posibles obligaciones.
… "
El DR. 2650/93 como plan único de cuentas para comerciantes ha dividido las contingencias así:
DÉBITO CRÉDITO
81 Derechos contingentes 91 Responsabilidades
contingentes
8105 Bienes y valores entregados 9105 Bienes y valores recibidos
en custodia. en custodia.
8110 Bienes y valores entregados 9110 Bienes y valores recibidos
en garantía. en garantía.
8115 Bienes y valores en poder 9115 Bienes y valores recibidos
de terceros. de terceros.
8120 Litigios y/o Demandas 9120 Litigios y/o Demandas
8125 Promesas Compraventa 9125 Promesas de Compraventa
9135 Cuentas en Participación
8195 Diversas 9195 Otras responsabilidades
contingentes.
Como bien puede observarse los derechos contingentes y las responsabilidades contingentes obedecen a partidas que son recíprocas, quiere esto decir, que cuando una empresa registra un derecho contingente otra debiera registrar una obligación contingente, excepto en las cuentas en participación, que por la naturaleza del contrato, solo la registra quien está manejando el negocio.
2.2.1.1. La Contrapartida
Siempre habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra, que para los derechos contingentes (81) será la cuenta 84 y para las responsabilidades contingentes (91) será la cuenta 94; su composición a partir del tercer dígito será similar a la cuenta de orden; es decir:
81 Derechos contingentes 84 Derechos contingentes
por contra (cr)
8105 Bienes y valores 8405 Bienes y valores
entregados en custodia entregados en custodia
810505 Valores Mobiliarios 840505 Valores Mobiliarios
Semejante a este ejemplo se procede con las demás cuentas de orden y su respectiva cuenta de orden por contra.
2.2.1.2. Ejemplo Ilustrativo
Supongamos que una sociedad Yer S.A. le entrega a la sociedad Zer S.A. un bien en custodia, consistente en unas acciones de valor nominal $50'000.000 y valor de mercado $360'000.000 y serán custodiadas mientras la empresa cambia de sede social, que se espera sea en junio 30/2001.
Registro en la sociedad que entrega las acciones.
810505 Cuenta Orden/ Acciones 360'000.000
840505 Cuenta Orden-Contra/Acciones 360'000.000
Explicación: Para registrar las acciones de valor nominal $50'000.000
y valor de mercado 360'000.000 entregadas a la sociedad Zer S.A., para que sean custodiadas, mientras se cambia de sede, que se espera será el 30 de junio de 2001.
Registro: En la sociedad que recibe las acciones en custodia.
940505 Cuenta Orden - Contra/Acciones 360'000.000
910505 Cuenta Orden / Acciones 360'000.000
Explicación: Para registrar las acciones recibidas en custodia de la sociedad Yer S.A., y que serán devueltas en junio 30/2001.
Nota: Se considera de gran importancia que la cuenta de orden tenga una explicación amplia, de modo que no quede ninguna duda acerca de su funcionalidad ni de lo que se pretende presentar.
2.2.2. Cuenta de Orden Fiduciaria
El artículo 43 del DR. 2649/93 las define como aquellas que " …. Reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico. "
El artículo 110 del DR. 2649/93 en el numeral 5 dice: " tratándose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en normas especiales."
En el plan de cuentas no aparecen unas cuentas definidas y separadas para la fiducia; pero sí nos atenemos a lo estipulado en las cuentas 1245 - Derechos fiduciarios - y 1625 - Derechos -, podemos tener claridad sobre el modo de registrarlas; veamos:
1245 - Derechos fiduciarios
124505 Fideicomisos de Inversión Moneda Nacional
124510 Fideicomisos de Inversión Moneda Extranjera
y adicionalmente en:
1625 Derechos
1625 15 En fideicomisos inmobiliarios
1625 20 En fideicomisos de Garantía
1625 30 En fideicomisos de Administración
Con lo anterior concluimos que la fiducia debe registrarse, dependiendo de su calidad, en la cuenta de orden contingente, si la fiducia es de garantía.
81 Derechos contingentes
8110 Bienes y valores entregados en garantía
Pero si la fiducia es inmobiliaria o de administración debe registrarse tal y conforme lo dice la dinámica de la cuenta 1625 - Derechos -aunque esta también contiene el fideicomiso en garantía; quien utilice una u otra cuenta tendrá su propio marco conceptual para hacerlo.
La dinámica dice:
" …..
El valor asignado al bien (es) en fideicomiso se revelará en cuentas de orden bajo el código 839520 - Bienes en Fideicomiso. … "
El plan de cuentas para comerciantes no contiene ninguna cuenta en el pasivo para bienes recibidos en Fideicomiso en consideración a que esta operación obedece al sector bancario y en tal sentido no tiene, como podría esperarse, este registro en la cuenta 93 - Acreedores de control -
2.2.2.1. La Contrapartida
Siempre habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra, y que para la fiducia obedece a la contrapartida de la 81, que es la 84 -; si es que quiero registrar la fiducia de garantía en esta cuenta; para el efecto quedaría así:
81 Derechos contingentes 84 - Derechos contingentes
por contra (cr)
8110 Bienes y valores entrega 8410 Bienes y valores entrega
dos en garantía dos en garantía
811005 Valores mobiliarios 841005 Valores mobiliarios
811010 Bienes Muebles 841010 Bienes Muebles
811015 Bienes Inmuebles 841015 Bienes Inmuebles
811099 Ajustes por Inflación 841099 Ajustes por Inflación
Para la fiducia inmobiliaria o administrativa deberán manejar la cuenta 839520 - Bienes en Fideicomiso-cuya contrapartida será:
83 Deudoras de control 86 Deudoras de control
por contra (cr)
8395 Otras cuentas deudoras 8695 Otras cuentas deudoras de
de control control
839520 Bienes y valores en 869520 Bienes y valores en
Fideicomiso Fideicomiso
2.2.2.2. Ejemplo Ilustrativo
Supongamos que una sociedad le entrega a un banco un terreno en garantía a un préstamo cuyo valor en libros es 100'000.000 pero cuyo valor comercial será $ 250'000.000; el préstamo es de 180'000.000 y será cancelado en 18 meses.
Supongamos además que la sociedad lo registra por derechos contingentes:
Registro:
811015 Cuentas de Orden/ Terreno 250'000.000
841015 Cuentas de Orden-contra/Terreno 250'000.000
Explicación: Para registrar el terreno entregado en garantía cuyo valor en libros es $ 100'000.000 y cuyo valor comercial es $250'000.000. El préstamo que avala el terreno es de $180'000.000 pagaderos en 18 meses.
Si la opción es registrar la fiducia en garantía por la cuenta 83
- el registro sería:
839520 Cuenta de Orden - / Terreno 250'000.000
869520 Cuenta de orden - contra/ Terreno 250'000.000
Explicación: La misma anterior.
Nota: Siempre habrá de tenerse en cuenta que los bienes que se entreguen en fiducia que son susceptibles de ajustar por inflación, deben ajustarse.
2.2.3. Cuentas de Orden Fiscal
El artículo 44 del DR. 2649/93 las define como aquellas que " deben reflejar las diferencias existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse."
El artículo 110 del DR. 2649/93 que define las normas para el registro de las cuentas de orden no menciona las fiscales; así mismo el decreto 2650/93 que es el plan único de cuentas sólo define las cuentas mayores, que son las siguientes:
82 - Deudores Fiscales 85 - Deudores Fiscales por
contra (cr)
92 - Acreedores Fiscales 95 - Acreedores Fiscales por
contra (Db).
La dinámica para la cuenta 82 - Deudoras Fiscales; está
Definida así:
" Registra las diferencias existentes entre el valor de las
cuentas de naturaleza activa según la contabilidad y las
de igual naturaleza utilizadas para propósitos de declaraciones
tributarias. Comprende conceptos tales como diferencias entre
costo contable y fiscal, entre corrección monetaria contable y
fiscal, pérdidas fiscales por amortizar y exceso entre renta
presuntiva y renta líquida por amortizar".
Así mismo la dinámica de la cuenta 92 - Acreedores Fiscales, - expresa su descripción así:
" Comprende el valor de las diferencias existentes entre las cuentas de naturaleza crédito, según la contabilidad, y las de igual naturaleza utilizados para propósitos de declaraciones tributarias, entre las cuales se pueden mencionar los originados en depreciaciones, diferidos y diferencias entre corrección monetaria".
Ninguna de las dos definiciones agota los conceptos que pueden abarcar las diferencias entre lo contable y lo fiscal, tal y conforme se esperaba de un marco general; pero hay que entender que los conceptos no solamente tienen que ver con el estado de resultados, también tiene que tener presente las cuentas de balance por las diferencias existentes entre lo contable y lo fiscal en lo relacionado a activos, pasivos y patrimonio.
2.2.3.1. La Contrapartida
Como todas las demás cuentas de orden, las de orden fiscal tiene su contrapartida en las cuentas:
85 - Deudoras Fiscales por Contra (Cr)
95 - Acreedoras Fiscales por Contra (Db).
Quiere esto decir, que siempre que vamos a registrar una diferencia entre lo contable y lo fiscal, lo primero es definir cual es la cuenta que dá origen a la diferencia, para definir su naturaleza y de acuerdo a esto registrarlo en la cuenta 82 o en la cuenta 92.
2.2.3.2. Ejemplo Ilustrativo
Para ilustrar el registro de la diferencia entre lo contable y lo fiscal debemos presentar dos ejemplos, uno para las cuentas de carácter débito y otro para las cuentas de carácter crédito.
2.2.3.2.1. Ejemplo: Diferencia proveniente de cuentas de carácter
débito
Supongamos que se va a registrar una diferencia entre el gasto contable y la deducción fiscal por una diferencia temporal. Que el gasto contable asciende a $ 63'400.000 y que la deducción es de $60'000.000.
Hagamos el registro por el mayor valor de lo contable sobre lo fiscal.
Registro
82 XXXX Cuenta de Orden / Gastos 3'400.000
85 XXXX Cuenta de Orden-Contra/ Gastos 3'400.000
Explicación Para registrar el mayor valor del gasto por la diferencia temporal en la causación del gasto-impuesto Industria y Comercio del mes de diciembre.
2.2.3.2.2. Ejemplo: Diferencia Proveniente de Cuentas de carácter
crédito.
Supongamos que vamos a registrar una diferencia entre el ingreso contable y el ingreso fiscal por el reconocimiento de intereses presuntivos de $ 2'000.000.
Registro
95XXXX Cuentas de orden-contra/Ingresos 2'000.000
92XXXX Cuentas de orden/Ingresos 2'000.000
Explicación: Para registrar la diferencia entre el ingreso contable y el
Ingreso fiscal proveniente del cálculo de intereses presuntivos.
Otra forma de hacer los registros es ir siempre de lo contable hacia lo fiscal. ¿ Cuánto debo debitar a lo contable para que sea igual a lo fiscal ?
Nota: Cuando se trabaje con las cuentas de orden fiscal ha de tenerse en cuenta lo siguiente:
Es necesario hacer un plan de cuentas que permita distinguir los tipos de diferencias que pueden surgir entre lo contable y lo fiscal, ubicados en los dígitos del 3 al 6 de cada código.
Hay que poner en consideración y definir cómo se manejan las diferencias cuando sean contrarios a su naturaleza; por ejemplo cuando el gasto contable es inferior a la deducción como en el caso de las pérdidas fiscales.
Una forma simple de abordar la situación está compendiada en el libro " Cuentas de Orden Fiscal " de Javier E. García Restrepo.
2.2.4. Cuentas de Orden de Control
El artículo 45 del DR. 2649/93 define las cuentas de orden de control como las " utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquel. Se usa también para ejercer control interno. "
El articulo 110 del DR. 2649/93 no menciona las cuentas de orden de control por lo tanto, es necesario atenernos a lo que sobre el particular dice el DR. 2650/93 en la dinámica respectiva.
83 - Deudoras de control
" Descripción : Comprende el registro de operaciones realizadas
con terceros a favor del ente económico que por su naturaleza no afectan su situación financiera. Se usan también para ejercer control interno."
93 - Acreedoras de control
" Descripción: Comprende el registro de operaciones a cargo
del ente económico que por su naturaleza no afectan su situación financiera. Se usan también para ejercer control interno. "
Si observamos estas dos dinámicas nos podemos dar cuenta que cubren dos grandes circunstancias, una la operación con terceros, y otra la operación a nivel de control interno. Esta última no debe afectar el registro de terceros como lo podremos observar en el plan único de cuentas, establecido para este tipo de cuentas en particular, así:
DÉBITO CRÉDITO
83 Deudores de Control 93 Acreedores de Control
8305 Bienes recibidos en arrenda- 9305 Contratos de Arrendamiento
miento financiero financiero
8310 Títulos de inversión no colo-
cados
8315 Prop, planta y eq. Totalmente
Depreciados, Agot, Amortiz.
8320 Créditos a favor no utilizados
8325 Activos Castigados
DÉBITO CRÉDITO
8330 Títulos de inversión amorti-
zados
8335 Capitalización por revalori-
zación del Patrimonio
8395 otras cuentas deudoras de 9395 Otras cuentas de orden
control acreedoras de control
8399 Ajustes por Inflación Activos 9399 Ajustes por inflación del
patrimonio
Como bien puede observarse no hay una correspondencia entre el Plan de Cuentas de las Deudoras de Control y el de Acreedoras de Control; esto se dá porque el control interno no necesariamente tiene contrapartida; aquí lo hemos mostrado así con el fin de que se tenga alguna conciencia, sobre la importancia de saber distinguir las diferentes cuentas del plan en lo relacionado a cuentas de orden.
2.2.4.1. La Contrapartida
Como en las demás cuentas de orden habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra que para la cuenta 83 - Deudoras de Control- es la cuenta 86 - Deudoras de Control por contra- (Cr) y para la cuenta 93 - Acreedores de Control - es la cuenta 96 - Acreedores de Control por contra (Db). - Su composición a partir del tercer dígito, es similar a la cuenta de orden, por ejemplo:
83 Deudores de Control 86 Deudores de Control por
contra (Cr).
8305 Bienes recibidos en Arrenda- 8605 Bienes recibidos en Arren-
miento Financiero damiento Financiero
830505 Bienes Muebles 860505 Bienes Muebles
Semejante al ejemplo propuesto se procede con las demás cuentas de orden tanto en la cuenta 83- como en la cuenta 93 -
2.2.4.2. Ejemplo Ilustrativo
Supongamos que una sociedad tiene en arrendamiento financiero un vehículo, cuya opción de compra es de $6'500.000 y cuyas cuotas pendientes de pago son $28'500.000
Registro
830505 - Cuenta de Orden/Vehículo 35'000.000
860505 - Cuenta de Orden-Contra/Vehículo 35'000.000
Explicación: Para registrar el arrendamiento financiero del vehículo con placas No. XYZ - 726 cuya opción de compra es de $6'500.000 y cuyas cuotas de arrendamiento pendientes ascienden a $28'500.000.
La cuenta 9305 tiene que ver no con los bienes sino con
los contratos de arrendamiento financiero en la adquisición
de bienes, que puedan incidir en períodos futuros.
Esto se da en las promesas de contratos que se firman y que
contienen adquisición de equipos a través de arrendamiento
financiero. Se toma entonces los valores de los contratos,
se suman y se registran así:
960505 Cuenta de Orden - Contra/ Vehículo XXXXX
930505 Cuenta de Orden/ Vehículo XXXXX
Notas: Realmente es difícil encontrar empresas que no tengan necesidad de registrar cuentas de orden de control, porque por lo menos es una obligación que exista control interno, y algo habrá necesidad de decir y de registrar.
2.3. CONCLUSIONES
Las cuentas de orden son un tema que además de importante y obligatorio es extenso y requiere por lo menos una buena dosis de consagración y voluntad.
Hoy, existe la pretensión que un estado financiero puede ser un listado de cuentas "acomodadas" de acuerdo a un plan de cuentas, eso es lo que he llamado un estado "Pentium" porque fácilmente es procesado por una máquina, con la ayuda de un codificador y un digitador.
Un estado financiero necesita todo el empeño de un profesional de la contaduría que explique, exprese y comunique acertada y cabalmente la situación financiera del ente en particular.
Lo menos que puede esperar el usuario de los estados financieros son unas cuentas de orden amplias, acertadas y debidamente explicadas, unas notas que digan por sí solas de la calidad de su gestor, y la certeza de que los estados financieros representan adecuadamente la situación de la empresa.
Por último, es necesario dejar en claro que las cuentas de orden no pueden usarse para sustituir registros contables y que además también han de ajustarse por inflación las que de acuerdo con la técnica contable deban ajustarse.
El limitado espacio de la partida doble no es el escenario propicio para comunicar de manera acertada los hechos económicos, y más que acertada para informar de manera íntegra y oportuna el hecho económico y sus consecuencias. Una cosa es comunicar a través de un registro contable los valores que se desprenden por el pago de las prestaciones sociales en un despido de un trabajador y otra muy diferente es comunicar las consecuencias económicas y sociales que supone una demanda laboral. Ahí, en ese momento, se hace importante el manejo adecuado de la cuenta de orden.
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Marco General
El DR 2649/93 como marco general de la contabilidad en Colombia, hace obligatorio el manejo de las cuentas de orden cuando en su artículo 34 enumera los elementos de los estados financieros así:
" Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden". Tal enunciado trae como consecuencia que las cuentas de orden tienen la misma importancia que los activos, los pasivos y el patrimonio y que por lo tanto, el no registrarlas supone que la contabilidad no se lleve en debida forma.
2.2. Clasificación
Dentro del mismo marco teórico general el DR. 2649/93, clasifica las cuentas de orden en sus artículos 42,43,44 y 45 como cuentas de orden contingentes, cuentas de orden fiduciarias, cuentas de orden fiscales y cuentas de orden de control.
Hablar de cada una de ellas es una tarea extensa, importante, pero sobre todo que gratifica, en la medida que la cuenta de orden permite narrar sucesos, explicar situaciones y " descongelar" las cifras de los estados financieros.
2.2.1. Cuenta de Orden Contingente
Lo primero será definir lo que para el artículo 42 del DR. 2649/93 es una cuenta de orden contingente: "… reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico".
El artículo 110 del DR. 2649/93 a su vez define como deben registrarse las contingencias:
" …
1. Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.
2. Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por responsabilidades contingentes" los compromisos o contratos que se realicen con posibles obligaciones.
… "
El DR. 2650/93 como plan único de cuentas para comerciantes ha dividido las contingencias así:
DÉBITO CRÉDITO
81 Derechos contingentes 91 Responsabilidades
contingentes
8105 Bienes y valores entregados 9105 Bienes y valores recibidos
en custodia. en custodia.
8110 Bienes y valores entregados 9110 Bienes y valores recibidos
en garantía. en garantía.
8115 Bienes y valores en poder 9115 Bienes y valores recibidos
de terceros. de terceros.
8120 Litigios y/o Demandas 9120 Litigios y/o Demandas
8125 Promesas Compraventa 9125 Promesas de Compraventa
9135 Cuentas en Participación
8195 Diversas 9195 Otras responsabilidades
contingentes.
Como bien puede observarse los derechos contingentes y las responsabilidades contingentes obedecen a partidas que son recíprocas, quiere esto decir, que cuando una empresa registra un derecho contingente otra debiera registrar una obligación contingente, excepto en las cuentas en participación, que por la naturaleza del contrato, solo la registra quien está manejando el negocio.
2.2.1.1. La Contrapartida
Siempre habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra, que para los derechos contingentes (81) será la cuenta 84 y para las responsabilidades contingentes (91) será la cuenta 94; su composición a partir del tercer dígito será similar a la cuenta de orden; es decir:
81 Derechos contingentes 84 Derechos contingentes
por contra (cr)
8105 Bienes y valores 8405 Bienes y valores
entregados en custodia entregados en custodia
810505 Valores Mobiliarios 840505 Valores Mobiliarios
Semejante a este ejemplo se procede con las demás cuentas de orden y su respectiva cuenta de orden por contra.
2.2.1.2. Ejemplo Ilustrativo
Supongamos que una sociedad Yer S.A. le entrega a la sociedad Zer S.A. un bien en custodia, consistente en unas acciones de valor nominal $50'000.000 y valor de mercado $360'000.000 y serán custodiadas mientras la empresa cambia de sede social, que se espera sea en junio 30/2001.
Registro en la sociedad que entrega las acciones.
810505 Cuenta Orden/ Acciones 360'000.000
840505 Cuenta Orden-Contra/Acciones 360'000.000
Explicación: Para registrar las acciones de valor nominal $50'000.000
y valor de mercado 360'000.000 entregadas a la sociedad Zer S.A., para que sean custodiadas, mientras se cambia de sede, que se espera será el 30 de junio de 2001.
Registro: En la sociedad que recibe las acciones en custodia.
940505 Cuenta Orden - Contra/Acciones 360'000.000
910505 Cuenta Orden / Acciones 360'000.000
Explicación: Para registrar las acciones recibidas en custodia de la sociedad Yer S.A., y que serán devueltas en junio 30/2001.
Nota: Se considera de gran importancia que la cuenta de orden tenga una explicación amplia, de modo que no quede ninguna duda acerca de su funcionalidad ni de lo que se pretende presentar.
2.2.2. Cuenta de Orden Fiduciaria
El artículo 43 del DR. 2649/93 las define como aquellas que " …. Reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico. "
El artículo 110 del DR. 2649/93 en el numeral 5 dice: " tratándose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en normas especiales."
En el plan de cuentas no aparecen unas cuentas definidas y separadas para la fiducia; pero sí nos atenemos a lo estipulado en las cuentas 1245 - Derechos fiduciarios - y 1625 - Derechos -, podemos tener claridad sobre el modo de registrarlas; veamos:
1245 - Derechos fiduciarios
124505 Fideicomisos de Inversión Moneda Nacional
124510 Fideicomisos de Inversión Moneda Extranjera
y adicionalmente en:
1625 Derechos
1625 15 En fideicomisos inmobiliarios
1625 20 En fideicomisos de Garantía
1625 30 En fideicomisos de Administración
Con lo anterior concluimos que la fiducia debe registrarse, dependiendo de su calidad, en la cuenta de orden contingente, si la fiducia es de garantía.
81 Derechos contingentes
8110 Bienes y valores entregados en garantía
Pero si la fiducia es inmobiliaria o de administración debe registrarse tal y conforme lo dice la dinámica de la cuenta 1625 - Derechos -aunque esta también contiene el fideicomiso en garantía; quien utilice una u otra cuenta tendrá su propio marco conceptual para hacerlo.
La dinámica dice:
" …..
El valor asignado al bien (es) en fideicomiso se revelará en cuentas de orden bajo el código 839520 - Bienes en Fideicomiso. … "
El plan de cuentas para comerciantes no contiene ninguna cuenta en el pasivo para bienes recibidos en Fideicomiso en consideración a que esta operación obedece al sector bancario y en tal sentido no tiene, como podría esperarse, este registro en la cuenta 93 - Acreedores de control -
2.2.2.1. La Contrapartida
Siempre habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra, y que para la fiducia obedece a la contrapartida de la 81, que es la 84 -; si es que quiero registrar la fiducia de garantía en esta cuenta; para el efecto quedaría así:
81 Derechos contingentes 84 - Derechos contingentes
por contra (cr)
8110 Bienes y valores entrega 8410 Bienes y valores entrega
dos en garantía dos en garantía
811005 Valores mobiliarios 841005 Valores mobiliarios
811010 Bienes Muebles 841010 Bienes Muebles
811015 Bienes Inmuebles 841015 Bienes Inmuebles
811099 Ajustes por Inflación 841099 Ajustes por Inflación
Para la fiducia inmobiliaria o administrativa deberán manejar la cuenta 839520 - Bienes en Fideicomiso-cuya contrapartida será:
83 Deudoras de control 86 Deudoras de control
por contra (cr)
8395 Otras cuentas deudoras 8695 Otras cuentas deudoras de
de control control
839520 Bienes y valores en 869520 Bienes y valores en
Fideicomiso Fideicomiso
2.2.2.2. Ejemplo Ilustrativo
Supongamos que una sociedad le entrega a un banco un terreno en garantía a un préstamo cuyo valor en libros es 100'000.000 pero cuyo valor comercial será $ 250'000.000; el préstamo es de 180'000.000 y será cancelado en 18 meses.
Supongamos además que la sociedad lo registra por derechos contingentes:
Registro:
811015 Cuentas de Orden/ Terreno 250'000.000
841015 Cuentas de Orden-contra/Terreno 250'000.000
Explicación: Para registrar el terreno entregado en garantía cuyo valor en libros es $ 100'000.000 y cuyo valor comercial es $250'000.000. El préstamo que avala el terreno es de $180'000.000 pagaderos en 18 meses.
Si la opción es registrar la fiducia en garantía por la cuenta 83
- el registro sería:
839520 Cuenta de Orden - / Terreno 250'000.000
869520 Cuenta de orden - contra/ Terreno 250'000.000
Explicación: La misma anterior.
Nota: Siempre habrá de tenerse en cuenta que los bienes que se entreguen en fiducia que son susceptibles de ajustar por inflación, deben ajustarse.
2.2.3. Cuentas de Orden Fiscal
El artículo 44 del DR. 2649/93 las define como aquellas que " deben reflejar las diferencias existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse."
El artículo 110 del DR. 2649/93 que define las normas para el registro de las cuentas de orden no menciona las fiscales; así mismo el decreto 2650/93 que es el plan único de cuentas sólo define las cuentas mayores, que son las siguientes:
82 - Deudores Fiscales 85 - Deudores Fiscales por
contra (cr)
92 - Acreedores Fiscales 95 - Acreedores Fiscales por
contra (Db).
La dinámica para la cuenta 82 - Deudoras Fiscales; está
Definida así:
" Registra las diferencias existentes entre el valor de las
cuentas de naturaleza activa según la contabilidad y las
de igual naturaleza utilizadas para propósitos de declaraciones
tributarias. Comprende conceptos tales como diferencias entre
costo contable y fiscal, entre corrección monetaria contable y
fiscal, pérdidas fiscales por amortizar y exceso entre renta
presuntiva y renta líquida por amortizar".
Así mismo la dinámica de la cuenta 92 - Acreedores Fiscales, - expresa su descripción así:
" Comprende el valor de las diferencias existentes entre las cuentas de naturaleza crédito, según la contabilidad, y las de igual naturaleza utilizados para propósitos de declaraciones tributarias, entre las cuales se pueden mencionar los originados en depreciaciones, diferidos y diferencias entre corrección monetaria".
Ninguna de las dos definiciones agota los conceptos que pueden abarcar las diferencias entre lo contable y lo fiscal, tal y conforme se esperaba de un marco general; pero hay que entender que los conceptos no solamente tienen que ver con el estado de resultados, también tiene que tener presente las cuentas de balance por las diferencias existentes entre lo contable y lo fiscal en lo relacionado a activos, pasivos y patrimonio.
2.2.3.1. La Contrapartida
Como todas las demás cuentas de orden, las de orden fiscal tiene su contrapartida en las cuentas:
85 - Deudoras Fiscales por Contra (Cr)
95 - Acreedoras Fiscales por Contra (Db).
Quiere esto decir, que siempre que vamos a registrar una diferencia entre lo contable y lo fiscal, lo primero es definir cual es la cuenta que dá origen a la diferencia, para definir su naturaleza y de acuerdo a esto registrarlo en la cuenta 82 o en la cuenta 92.
2.2.3.2. Ejemplo Ilustrativo
Para ilustrar el registro de la diferencia entre lo contable y lo fiscal debemos presentar dos ejemplos, uno para las cuentas de carácter débito y otro para las cuentas de carácter crédito.
2.2.3.2.1. Ejemplo: Diferencia proveniente de cuentas de carácter
débito
Supongamos que se va a registrar una diferencia entre el gasto contable y la deducción fiscal por una diferencia temporal. Que el gasto contable asciende a $ 63'400.000 y que la deducción es de $60'000.000.
Hagamos el registro por el mayor valor de lo contable sobre lo fiscal.
Registro
82 XXXX Cuenta de Orden / Gastos 3'400.000
85 XXXX Cuenta de Orden-Contra/ Gastos 3'400.000
Explicación Para registrar el mayor valor del gasto por la diferencia temporal en la causación del gasto-impuesto Industria y Comercio del mes de diciembre.
2.2.3.2.2. Ejemplo: Diferencia Proveniente de Cuentas de carácter
crédito.
Supongamos que vamos a registrar una diferencia entre el ingreso contable y el ingreso fiscal por el reconocimiento de intereses presuntivos de $ 2'000.000.
Registro
95XXXX Cuentas de orden-contra/Ingresos 2'000.000
92XXXX Cuentas de orden/Ingresos 2'000.000
Explicación: Para registrar la diferencia entre el ingreso contable y el
Ingreso fiscal proveniente del cálculo de intereses presuntivos.
Otra forma de hacer los registros es ir siempre de lo contable hacia lo fiscal. ¿ Cuánto debo debitar a lo contable para que sea igual a lo fiscal ?
Nota: Cuando se trabaje con las cuentas de orden fiscal ha de tenerse en cuenta lo siguiente:
Es necesario hacer un plan de cuentas que permita distinguir los tipos de diferencias que pueden surgir entre lo contable y lo fiscal, ubicados en los dígitos del 3 al 6 de cada código.
Hay que poner en consideración y definir cómo se manejan las diferencias cuando sean contrarios a su naturaleza; por ejemplo cuando el gasto contable es inferior a la deducción como en el caso de las pérdidas fiscales.
Una forma simple de abordar la situación está compendiada en el libro " Cuentas de Orden Fiscal " de Javier E. García Restrepo.
2.2.4. Cuentas de Orden de Control
El artículo 45 del DR. 2649/93 define las cuentas de orden de control como las " utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquel. Se usa también para ejercer control interno. "
El articulo 110 del DR. 2649/93 no menciona las cuentas de orden de control por lo tanto, es necesario atenernos a lo que sobre el particular dice el DR. 2650/93 en la dinámica respectiva.
83 - Deudoras de control
" Descripción : Comprende el registro de operaciones realizadas
con terceros a favor del ente económico que por su naturaleza no afectan su situación financiera. Se usan también para ejercer control interno."
93 - Acreedoras de control
" Descripción: Comprende el registro de operaciones a cargo
del ente económico que por su naturaleza no afectan su situación financiera. Se usan también para ejercer control interno. "
Si observamos estas dos dinámicas nos podemos dar cuenta que cubren dos grandes circunstancias, una la operación con terceros, y otra la operación a nivel de control interno. Esta última no debe afectar el registro de terceros como lo podremos observar en el plan único de cuentas, establecido para este tipo de cuentas en particular, así:
DÉBITO CRÉDITO
83 Deudores de Control 93 Acreedores de Control
8305 Bienes recibidos en arrenda- 9305 Contratos de Arrendamiento
miento financiero financiero
8310 Títulos de inversión no colo-
cados
8315 Prop, planta y eq. Totalmente
Depreciados, Agot, Amortiz.
8320 Créditos a favor no utilizados
8325 Activos Castigados
DÉBITO CRÉDITO
8330 Títulos de inversión amorti-
zados
8335 Capitalización por revalori-
zación del Patrimonio
8395 otras cuentas deudoras de 9395 Otras cuentas de orden
control acreedoras de control
8399 Ajustes por Inflación Activos 9399 Ajustes por inflación del
patrimonio
Como bien puede observarse no hay una correspondencia entre el Plan de Cuentas de las Deudoras de Control y el de Acreedoras de Control; esto se dá porque el control interno no necesariamente tiene contrapartida; aquí lo hemos mostrado así con el fin de que se tenga alguna conciencia, sobre la importancia de saber distinguir las diferentes cuentas del plan en lo relacionado a cuentas de orden.
2.2.4.1. La Contrapartida
Como en las demás cuentas de orden habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra que para la cuenta 83 - Deudoras de Control- es la cuenta 86 - Deudoras de Control por contra- (Cr) y para la cuenta 93 - Acreedores de Control - es la cuenta 96 - Acreedores de Control por contra (Db). - Su composición a partir del tercer dígito, es similar a la cuenta de orden, por ejemplo:
83 Deudores de Control 86 Deudores de Control por
contra (Cr).
8305 Bienes recibidos en Arrenda- 8605 Bienes recibidos en Arren-
miento Financiero damiento Financiero
830505 Bienes Muebles 860505 Bienes Muebles
Semejante al ejemplo propuesto se procede con las demás cuentas de orden tanto en la cuenta 83- como en la cuenta 93 -
2.2.4.2. Ejemplo Ilustrativo
Supongamos que una sociedad tiene en arrendamiento financiero un vehículo, cuya opción de compra es de $6'500.000 y cuyas cuotas pendientes de pago son $28'500.000
Registro
830505 - Cuenta de Orden/Vehículo 35'000.000
860505 - Cuenta de Orden-Contra/Vehículo 35'000.000
Explicación: Para registrar el arrendamiento financiero del vehículo con placas No. XYZ - 726 cuya opción de compra es de $6'500.000 y cuyas cuotas de arrendamiento pendientes ascienden a $28'500.000.
La cuenta 9305 tiene que ver no con los bienes sino con
los contratos de arrendamiento financiero en la adquisición
de bienes, que puedan incidir en períodos futuros.
Esto se da en las promesas de contratos que se firman y que
contienen adquisición de equipos a través de arrendamiento
financiero. Se toma entonces los valores de los contratos,
se suman y se registran así:
960505 Cuenta de Orden - Contra/ Vehículo XXXXX
930505 Cuenta de Orden/ Vehículo XXXXX
Notas: Realmente es difícil encontrar empresas que no tengan necesidad de registrar cuentas de orden de control, porque por lo menos es una obligación que exista control interno, y algo habrá necesidad de decir y de registrar.
2.3. CONCLUSIONES
Las cuentas de orden son un tema que además de importante y obligatorio es extenso y requiere por lo menos una buena dosis de consagración y voluntad.
Hoy, existe la pretensión que un estado financiero puede ser un listado de cuentas "acomodadas" de acuerdo a un plan de cuentas, eso es lo que he llamado un estado "Pentium" porque fácilmente es procesado por una máquina, con la ayuda de un codificador y un digitador.
Un estado financiero necesita todo el empeño de un profesional de la contaduría que explique, exprese y comunique acertada y cabalmente la situación financiera del ente en particular.
Lo menos que puede esperar el usuario de los estados financieros son unas cuentas de orden amplias, acertadas y debidamente explicadas, unas notas que digan por sí solas de la calidad de su gestor, y la certeza de que los estados financieros representan adecuadamente la situación de la empresa.
Por último, es necesario dejar en claro que las cuentas de orden no pueden usarse para sustituir registros contables y que además también han de ajustarse por inflación las que de acuerdo con la técnica contable deban ajustarse.
CONSTITUCION DEL PATRIMONIO
31 CAPITAL SOCIAL
3105 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO: es el valor de las acciones ya compradas y pagadas
310505 Capital autorizado: ( NC ) es el monto total de capital fijado en la escritura de constitución o de formas posteriores y es de naturaleza credito.
310510 Capital por suscribir: ( ND ) es el valor de capital autorizado y que esta disponible para su colocacion o venta.
310515 Capital suscrito por cobrar: ( ND ) valor de pago de los accionistas cuando suscriben las respectivas acciones y son de naturaleza debito.
3105 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO: es el valor de las acciones ya compradas y pagadas
310505 Capital autorizado: ( NC ) es el monto total de capital fijado en la escritura de constitución o de formas posteriores y es de naturaleza credito.
310510 Capital por suscribir: ( ND ) es el valor de capital autorizado y que esta disponible para su colocacion o venta.
310515 Capital suscrito por cobrar: ( ND ) valor de pago de los accionistas cuando suscriben las respectivas acciones y son de naturaleza debito.
CLASE DE ACCIONES
- ordinarias o comunes
- preferentes o preferenciales
- goce o industria
{ 310505 k autorizado
3105 { 310510 k por suscribir
{ 310515 k suscrito por cobrar
3105 { 320505 prima en colocacion de acciones
{ 320510 prima en colocacion de acciones por cobrar ( ND )
- preferentes o preferenciales
- goce o industria
{ 310505 k autorizado
3105 { 310510 k por suscribir
{ 310515 k suscrito por cobrar
3105 { 320505 prima en colocacion de acciones
{ 320510 prima en colocacion de acciones por cobrar ( ND )
SOCIEDAD DE CAPITAL
- Su capital social lo constituye un numero de derechos de igual valor denominados acciones que son titulos valores y que la mayoria de ellos pueden ser negociados en bolsa de valores.
- La responsabilidad del socio o accionista esta limitado hasta el monto de sus acciones
- No se requieren cambios ni transformaciones en su escritura publica
- Se poseen diferentes tipos de acciones
- Las utilidades se distribuyen por aprobación de la asamblea y se paga en forma de dividendos
- La responsabilidad del socio o accionista esta limitado hasta el monto de sus acciones
- No se requieren cambios ni transformaciones en su escritura publica
- Se poseen diferentes tipos de acciones
- Las utilidades se distribuyen por aprobación de la asamblea y se paga en forma de dividendos
CONSTITUCION DEL CAPITAL O DEL PATRIMONIO
* Capital autorizado: es el monto total de capital fijado en la escritura de constitución o reformas posteriores y que es de naturaleza crédito.
* Capital por suscribir: Es el valor del capital autorizado y que esta disponible para su colocación o venta natural. De naturaleza debito.
* Capital suscrito por cobrar: Es el valor pendiente de pago de las acciones cuando suscriben las respectivas acciones de naturaleza debito.
* Capital suscrito y pagado: Es el valor de las acciones ya pagadas.
* Capital por suscribir: Es el valor del capital autorizado y que esta disponible para su colocación o venta natural. De naturaleza debito.
* Capital suscrito por cobrar: Es el valor pendiente de pago de las acciones cuando suscriben las respectivas acciones de naturaleza debito.
* Capital suscrito y pagado: Es el valor de las acciones ya pagadas.
SOCIEDAD COMANDITA POR ACCIONES
Se constituye con las mismas solemnidades que la sociedad colectiva. No es necesario que intervengan los socios comanditarios. La sociedad una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados. Para todos los efectos legales y para aspectos fiscales los accionistas deben declarar patrimonio y renta. La sociedad paga un (% ) sobre las utilidades. Numero de socios se constituye con 1 o mas colectivos y por lo menos 5 comanditarios. El capital estará representado en acciones de igual valor. El aporte de industria de los socios gestores no formara parte del capital social. Al constituirse la sociedad deberá suscribirse por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y pagarse siquiera la tercera parte del valor de cada acción suscrita. Se prohíbe enunciar el capital autorizado sin mencionar el suscrito y el pagado y expresar el capital suscrito sin indicar el pagado. El plazo para cancelar la totalidad de acciones suscritas no excederá de un año a partir de suscripción.
La responsabilidad de cada uno de los socios será ilimitada para los gestores o colectivos y hasta el monto de sus respectivos aportes para los comanditarios. La negociabilidad de las particiones será como en la sociedad colectiva para los socios gestores y como en la sociedad anónima para los socios comanditarios. Con relación a la razón social se agregara en todo caso la indicación abreviada “SCA” (sociedad en comandita por acciones). La administración corresponde a los socios colectivos quienes podrán ejercerla directamente o por sus delegados. Los comanditarios no podrán ejercer función de la representación de la sociedad sino como delegados de los socios colectivos para negocios determinados. Las funciones de los socios son las misma que en la sociedad comandita simple, lo mismo que la distribución de utilidades. El tiempo de duración de be ser definido y debe fijarse en la escritura publica. Los causales de disolución se dan por: vencimiento de termino previsto, imposibilidad de desarrollar la empresa social, reducción de un numero de asociados, declaración de quiebra de la sociedad, decisión de los socios, decisión de autoridad y por perdidas que reducen el patrimonio neto a menos de 50% de capital suscrito.
Ventajas
• toda la responsabilidad la asume la empresa, por tanto, el dueño o los dueños no asumen las obligaciones con sus patrimonios o bienes personales (lo que sí sucede en la Persona Natural).
• mayor disponibilidad de capital: debido a que el capital pude ser aportado por varios socios.
• posibilidad de conseguir una mayor financiamiento.
Desventajas• mayores trámites y requisitos al momento de constituirlas.
• se les exige llevar y presentar más documentos contables.
• mayores trámites y requisitos al momento de liquidar la empresa.
• la propiedad, el control y la administración pueden recaer en varias personas (socios).
• mayores restricciones al momento de querer ampliar o reducir el patrimonio de la empresa.
La responsabilidad de cada uno de los socios será ilimitada para los gestores o colectivos y hasta el monto de sus respectivos aportes para los comanditarios. La negociabilidad de las particiones será como en la sociedad colectiva para los socios gestores y como en la sociedad anónima para los socios comanditarios. Con relación a la razón social se agregara en todo caso la indicación abreviada “SCA” (sociedad en comandita por acciones). La administración corresponde a los socios colectivos quienes podrán ejercerla directamente o por sus delegados. Los comanditarios no podrán ejercer función de la representación de la sociedad sino como delegados de los socios colectivos para negocios determinados. Las funciones de los socios son las misma que en la sociedad comandita simple, lo mismo que la distribución de utilidades. El tiempo de duración de be ser definido y debe fijarse en la escritura publica. Los causales de disolución se dan por: vencimiento de termino previsto, imposibilidad de desarrollar la empresa social, reducción de un numero de asociados, declaración de quiebra de la sociedad, decisión de los socios, decisión de autoridad y por perdidas que reducen el patrimonio neto a menos de 50% de capital suscrito.
Ventajas
• toda la responsabilidad la asume la empresa, por tanto, el dueño o los dueños no asumen las obligaciones con sus patrimonios o bienes personales (lo que sí sucede en la Persona Natural).
• mayor disponibilidad de capital: debido a que el capital pude ser aportado por varios socios.
• posibilidad de conseguir una mayor financiamiento.
Desventajas• mayores trámites y requisitos al momento de constituirlas.
• se les exige llevar y presentar más documentos contables.
• mayores trámites y requisitos al momento de liquidar la empresa.
• la propiedad, el control y la administración pueden recaer en varias personas (socios).
• mayores restricciones al momento de querer ampliar o reducir el patrimonio de la empresa.
SOCIEDAD ANONIMA
Se identifica con la denominación que determinen los socios seguida de las palabras “sociedad anónima” o su abreviatura “S.A.”. Se debe conformar mínimo con cinco accionista no tiene un tope máximo de accionistas y su responsabilidad es limitada al valor se sus aportes. La representación de la sociedad y administración de los negocios sociales, corresponden al representante legal y suplentes, quines podrán ser nombrados indefinidamente y removidos en cualquier tiempo. Son elegidos por junta directiva aunque en los estatutos pueden delegarse esta designación a la asamblea de accionistas. El capital se divide en acciones de igual valor que se representan en títulos valores libremente negociables y se dividen en tres clases:
* Autorizado:
Es la cuantía fija que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad; este tope es fijado por los accionistas libremente.
* Suscrito:
Es la parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazo, y debe ser al momento de su constitución no menos de la mitad del autorizado.
* Pagado:
Es la parte del suscrito que los accionistas efectivamente han pagado y que ha ingresado a la sociedad el cual, al constituirse esta no puede ser menos de la tercera parte del capital suscrito.
* Autorizado:
Es la cuantía fija que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad; este tope es fijado por los accionistas libremente.
* Suscrito:
Es la parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazo, y debe ser al momento de su constitución no menos de la mitad del autorizado.
* Pagado:
Es la parte del suscrito que los accionistas efectivamente han pagado y que ha ingresado a la sociedad el cual, al constituirse esta no puede ser menos de la tercera parte del capital suscrito.
SOCIEDAD CAPITAL
Son aquellas en las que no se sabe quines son los socios y estos responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales. A esta clasificación pertenecen las sociedades anónimas y comanditas por acciones.
SOCIEDAD DE PERSONA NATURAL
El comercio por lo general es realizado por personas naturales, pora ello se destina pare de su patrimonio personal y se registra en una cuenta de patrimonio 3130.
En esta cuenta se registran todos los bienes y derechos que sean apreciables en dinero y que posee la persona y su condición que sea destinado para actividades de comercial.
Ventajas
• se crean fácilmente: no se exigen mayores trámites o requisitos.
• no se les exige llevar y presentar tantos documentos contables.
• se liquidan fácilmente.
• la propiedad, el control y la administración recae en una sola persona.
• se puede ampliar o reducir el patrimonio de la empresa sin ninguna restricción.
Desventajas
• toda la responsabilidad y las deudas la asume el dueño (la Persona Natural), con todo el patrimonio que posea.
• disponibilidad de capital limitado: debido a que el capital es aportado sólo por el dueño.
• la falta de continuidad en caso de incapacidad del dueño.
EJERCICIO:
Julián Ramírez inicia un negocio de compra y venta de repuestos así:
Local comercial 20.000.000 Inventario 5.000.000 Muebles y enceres 7.000.000 Efectivo 8.000.000
Contabilización
En esta clase de negocio el capital varia dependiendo si hay utilidad o perdida en el ejercicio contable, al cierre de las cuentas transitorias y de resultado las cuales son canceladas contra la cuenta 5905 la cual se cruzara o cancelara contra la 3130.
Ejemplo:
Supongamos que en el negocio don Julián Ramírez obtuvo una utilidad después del impuesto de 6.000.000
En esta cuenta se registran todos los bienes y derechos que sean apreciables en dinero y que posee la persona y su condición que sea destinado para actividades de comercial.
Ventajas
• se crean fácilmente: no se exigen mayores trámites o requisitos.
• no se les exige llevar y presentar tantos documentos contables.
• se liquidan fácilmente.
• la propiedad, el control y la administración recae en una sola persona.
• se puede ampliar o reducir el patrimonio de la empresa sin ninguna restricción.
Desventajas
• toda la responsabilidad y las deudas la asume el dueño (la Persona Natural), con todo el patrimonio que posea.
• disponibilidad de capital limitado: debido a que el capital es aportado sólo por el dueño.
• la falta de continuidad en caso de incapacidad del dueño.
EJERCICIO:
Julián Ramírez inicia un negocio de compra y venta de repuestos así:
Local comercial 20.000.000 Inventario 5.000.000 Muebles y enceres 7.000.000 Efectivo 8.000.000
Contabilización
En esta clase de negocio el capital varia dependiendo si hay utilidad o perdida en el ejercicio contable, al cierre de las cuentas transitorias y de resultado las cuales son canceladas contra la cuenta 5905 la cual se cruzara o cancelara contra la 3130.
Ejemplo:
Supongamos que en el negocio don Julián Ramírez obtuvo una utilidad después del impuesto de 6.000.000
NOMINA DE SUELDOS
Existen dos opciones, negociar el salario anual bruto o el sueldo mensual neto. En el primero de los casos las dificultades llegan a la hora hacer el cálculo de la nómina . Es decir, cuánto voy a cobrar al mes, que es lo que realmente interesa a la mayoría de personas.
El salario neto se obtiene tras restar al bruto las deducciones por el IRPF y las aportaciones a la Seguridad Social. Para calcular las retenciones de Hacienda, hay que tener en cuenta el rango salarial, la categoría profesional y las circunstancias personales del empleado (estado civil, número de hijos, minusvalías…). Los dos últimos se recogen el documento que se suele firmar al entrar en una empresa o al principio de cada ejercicio fiscal. Por su parte la Agencia Tributaria pone a disposición de los contribuyentes las tablas de retenciones de IRPF a la que está sujeto cada rango salarial y para después hacer la declaración de la renta.
Por su parte, las aportaciones a la Seguridad Social también varían en función del sector y salario de cada empleado. Además, se trata de una carga que comparten empresario y trabajador.
Existen otros elementos que también inciden directamente en el cálculo de la nómina mensual como son el número de pagas que recibirá el trabajador o los complementos que no cotizan a la Seguridad Social y que por lo tanto incrementa mucho el salario final, aunque después perjudican, por ejemplo, a la hora de cobrar el paro. Por eso siempre conviene preguntar la disposición de la nómina antes de firmar un contrato.
Pero el cálculo de nómina no termina con la firma del contrato laboral, sino que es un proceso constantemente sujeto a cambios. Al margen de los cambios legislativos en lo que a las retenciones de IRPF se refiere, hay otros aspectos que pueden modificar una nómina. Los más comunes son las horas extraordinarias (que se computan dentro de los complementos salariales), dietas (otro complemento salarial pero excluido de cotización) y las bajas laborales. Y es que para calcular la nómina tras una baja hay que saber que como norma, los tres primeros días de baja no tiene retribución, del cuarto al vigésimo se paga el 60% y a partir de ese momento el 75%, siempre que no haya un convenio específico que mejore estas condiciones.
Valores vigentes para el 2009
Salario mínimo $496.900
Auxilio de transporte $59.300
Salario mínimo integral $ 6.459.700 ($ 4.969.000 salario y $ 1.490.700 prestaciones)
Pagos Parafiscales: Sena 2%
ICBF 3%
Cajas de Compensación Familiar 4%
Cargas Prestacionales Cesantía 8.33%
Prima de servicios 8.33%
Vacaciones 4.17%
Intereses sobre las Cesantías 1% mensual
*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.
Formula para liquidar cesantías:
Salario x numero de días trabajados /360.
El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.
*Vacaciones: Formula:
Salario * numero de días trabajados /720
El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.
Liquidación:
I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.
Salario* numero de días trabajados /360
Seguridad social
Salud Empresa 8.5% Empleado 4%
Pensión
Empresa 12%
Empleado 4% Total 16%
Horas extras y recargo nocturno. Hora trabajo nocturno
Hora ordinaria x 1.35
Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.
Hora ordinaria x 1.25
Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m..
Hora ordinaria x 1.75
Hora ordinaria dominical o festivo
Hora ordinaria x 1.75
Hora extra diurna en dominical o festivo
Hora ordinaria x 2.00
Hora extra nocturna en dominical o festivo
Hora ordinaria x 2.50
EXPLICACION HORAS EXTRAS
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.
Jornada de trabajo:
Diurna: 6:00 A.m. – 10:00 P.m.
Nocturna: 10:00 P.m. – 6:00 A.m.
-Las horas extras diurnas se pagan con un 25%, adicional al valor de la hora normal.
EJEMPLO.
Se tiene: -Sueldo básico $480.000
-30 horas extras diurnas, calcular el valor de las horas extras.
Entonces:
480.000/240=2.000 que equivale al valor de una hora de trabajo.
Luego:
2.000*1.25=2500 que equivale al valor de la hora extra diurna.
Como en el mes hay 30 horas extras diurnas:
2.500*30=75.000 valor total de horas extras.
En resumen seria:
480.000*30*1.25/240=75.000
-Las horas extras nocturnas se pagan con un 75% adicional al valor de la hora normal.
Tomando los datos anteriores pero con horas extras nocturnas seria:
480.000*30*1.75/240=105.000 valor total horas extras nocturnas.
Recargo nocturno: existe recargo nocturno cuando se labora en horarios de
10:00 p.m a 6:00 a.m, y se calcula así:
Se tiene:
- sueldo básico: 480.000
- -El empleado labora diariamente de 10:00 p.m a 6:00 a.m
- En el mes hay 4 dominicales.
EJERCICIO LIQUIDACION DE NOMINA:
El señor Ernesto Ayala un operario de la empresa devenga un salio básico de 750.000. Trabajo 28 días, 8 horas extra-diurnas, 6 horas extra-nocturnas y tuvo 6 horas de recargo nocturno, y un festivo de 8 PM a 6 AM. Se le descontó el 3% para fondo de empleados y $5000 para el sindicato.
Solución:
Básico 750000 x 28 (días) = 700.000 . 30
Valor de hora: 750000 = 3125 . . 240(horas totales del mes)
Valor día festivo 750000 = 25.000 . 30
Deducciones HORAS EXTRAS:
* 8 horas extra diurnas 3125 x 8 x 1.25 = 31250 * 6 horas extra nocturnas 3125 x 6 x 1.175= 328.3 * 6 horas de recargo nocturno 3125 x 6 x 0.35 = 6563 * 1 festivo 2 horas extra festivas diurnas 3125 x 2 x 2 = 12500 . 8 horas extra festivas nocturnas 25000 x 2.5 = 62500
TOTAL = 145626
El salario neto se obtiene tras restar al bruto las deducciones por el IRPF y las aportaciones a la Seguridad Social. Para calcular las retenciones de Hacienda, hay que tener en cuenta el rango salarial, la categoría profesional y las circunstancias personales del empleado (estado civil, número de hijos, minusvalías…). Los dos últimos se recogen el documento que se suele firmar al entrar en una empresa o al principio de cada ejercicio fiscal. Por su parte la Agencia Tributaria pone a disposición de los contribuyentes las tablas de retenciones de IRPF a la que está sujeto cada rango salarial y para después hacer la declaración de la renta.
Por su parte, las aportaciones a la Seguridad Social también varían en función del sector y salario de cada empleado. Además, se trata de una carga que comparten empresario y trabajador.
Existen otros elementos que también inciden directamente en el cálculo de la nómina mensual como son el número de pagas que recibirá el trabajador o los complementos que no cotizan a la Seguridad Social y que por lo tanto incrementa mucho el salario final, aunque después perjudican, por ejemplo, a la hora de cobrar el paro. Por eso siempre conviene preguntar la disposición de la nómina antes de firmar un contrato.
Pero el cálculo de nómina no termina con la firma del contrato laboral, sino que es un proceso constantemente sujeto a cambios. Al margen de los cambios legislativos en lo que a las retenciones de IRPF se refiere, hay otros aspectos que pueden modificar una nómina. Los más comunes son las horas extraordinarias (que se computan dentro de los complementos salariales), dietas (otro complemento salarial pero excluido de cotización) y las bajas laborales. Y es que para calcular la nómina tras una baja hay que saber que como norma, los tres primeros días de baja no tiene retribución, del cuarto al vigésimo se paga el 60% y a partir de ese momento el 75%, siempre que no haya un convenio específico que mejore estas condiciones.
Valores vigentes para el 2009
Salario mínimo $496.900
Auxilio de transporte $59.300
Salario mínimo integral $ 6.459.700 ($ 4.969.000 salario y $ 1.490.700 prestaciones)
Pagos Parafiscales: Sena 2%
ICBF 3%
Cajas de Compensación Familiar 4%
Cargas Prestacionales Cesantía 8.33%
Prima de servicios 8.33%
Vacaciones 4.17%
Intereses sobre las Cesantías 1% mensual
*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.
Formula para liquidar cesantías:
Salario x numero de días trabajados /360.
El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.
*Vacaciones: Formula:
Salario * numero de días trabajados /720
El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.
Liquidación:
I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.
Salario* numero de días trabajados /360
Seguridad social
Salud Empresa 8.5% Empleado 4%
Pensión
Empresa 12%
Empleado 4% Total 16%
Horas extras y recargo nocturno. Hora trabajo nocturno
Hora ordinaria x 1.35
Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.
Hora ordinaria x 1.25
Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m..
Hora ordinaria x 1.75
Hora ordinaria dominical o festivo
Hora ordinaria x 1.75
Hora extra diurna en dominical o festivo
Hora ordinaria x 2.00
Hora extra nocturna en dominical o festivo
Hora ordinaria x 2.50
EXPLICACION HORAS EXTRAS
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.
Jornada de trabajo:
Diurna: 6:00 A.m. – 10:00 P.m.
Nocturna: 10:00 P.m. – 6:00 A.m.
-Las horas extras diurnas se pagan con un 25%, adicional al valor de la hora normal.
EJEMPLO.
Se tiene: -Sueldo básico $480.000
-30 horas extras diurnas, calcular el valor de las horas extras.
Entonces:
480.000/240=2.000 que equivale al valor de una hora de trabajo.
Luego:
2.000*1.25=2500 que equivale al valor de la hora extra diurna.
Como en el mes hay 30 horas extras diurnas:
2.500*30=75.000 valor total de horas extras.
En resumen seria:
480.000*30*1.25/240=75.000
-Las horas extras nocturnas se pagan con un 75% adicional al valor de la hora normal.
Tomando los datos anteriores pero con horas extras nocturnas seria:
480.000*30*1.75/240=105.000 valor total horas extras nocturnas.
Recargo nocturno: existe recargo nocturno cuando se labora en horarios de
10:00 p.m a 6:00 a.m, y se calcula así:
Se tiene:
- sueldo básico: 480.000
- -El empleado labora diariamente de 10:00 p.m a 6:00 a.m
- En el mes hay 4 dominicales.
EJERCICIO LIQUIDACION DE NOMINA:
El señor Ernesto Ayala un operario de la empresa devenga un salio básico de 750.000. Trabajo 28 días, 8 horas extra-diurnas, 6 horas extra-nocturnas y tuvo 6 horas de recargo nocturno, y un festivo de 8 PM a 6 AM. Se le descontó el 3% para fondo de empleados y $5000 para el sindicato.
Solución:
Básico 750000 x 28 (días) = 700.000 . 30
Valor de hora: 750000 = 3125 . . 240(horas totales del mes)
Valor día festivo 750000 = 25.000 . 30
Deducciones HORAS EXTRAS:
* 8 horas extra diurnas 3125 x 8 x 1.25 = 31250 * 6 horas extra nocturnas 3125 x 6 x 1.175= 328.3 * 6 horas de recargo nocturno 3125 x 6 x 0.35 = 6563 * 1 festivo 2 horas extra festivas diurnas 3125 x 2 x 2 = 12500 . 8 horas extra festivas nocturnas 25000 x 2.5 = 62500
TOTAL = 145626
RETENCION EN LA FUENTE POR SALARIOS:
La retención en la fuente por salarios, es la única retención que se debe aplicar el momento del pago y no de la contabilización del pago sujeto a retención.
Por regla general, las retenciones en la fuente se deben aplicar al momento del pago o abono en cuenta, el hecho que ocurra primero, y en la cotidianidad de las empresas, siempre ocurre primero la causación, pero en el caso de la retención por salarios, esta se practica cuando efectivamente se paga al trabajador.
Esta es una excepción que contempla la misma ley [artículos 385 y 386 del estatuto tributario], excepción que de alguna manera beneficia la liquidez de la empresa por cuanto evita declarar y pagar una retención cuando aun no se han pagado los salarios.
Aunque esto no es una camisa de fuerza, de modo que la empresa puede decidir practicar la retención en el momento en que reconozca en la contabilidad los pagos laborales sujetos a retención, lo que puede ser recomendable cuando los salarios son pagados oportunamente..
AGENTES RETENEDORES (PATRON)
Persona natural o jurídica, sociedades de hecho, comunidades organizadas, secesiones liquidas que realicen pagos gravables originados en una relación laboral o legal y reglamentaria por su condición de empleador.
PAGOS EXENTOS POR LA RETENCION:
1. Indemnización por accidentes de trabajo o enfermedad que impliquen protección a la maternidad y gasto de entierro del trabajador (totalidad hasta salario mínimo legal).
2. Las cesantías e intereses a las cesantías de los últimos 6 meses no exceda de los 350 UVT. * Cuando se exceda entre 350 y 400 UVT el 90% es exento. * Cuando sea mayor de 400 UVT y menos de 470 el 80% es exento. * Entre 470 y 530 UVT el 60% es exento * Entre 530 y 590 UVT el 40% es exento * Entre 590 y 650 UVT el 20% es exento * Mas de 650 UVT el 0% (nada)
3. Pensiones de jubilación: Pagos que no excedan los 1000 UVT.
EJERICIO:
Roberto Gómez obtiene un salario mensual de 6380000, se le descontó por aportes al fondo de pensión 1052700. El trabajador hizo aportes voluntarios a la pensión por 650000 los intereses a las cesantías equivalentes a 62000 y presenta un certificado expedido por un establecimiento bancario sobre los intereses del préstamo de vivienda por 480000 mensuales y de salud por 320000.
Procedimiento:
Salario mensual 6.380.000
Aportes pensión (12.5%) 797.500 1.052.700 16.5% . 7.177.500 X 12-5% . X = 797.500
MENOS ingresos no constituidos de Renta ocasional
* Aportes pensión voluntaria 650.000 * Ahorro cuenta AFC 0 * Aporte fondo pensión 178.000 * Fondo solidaridad 4.615 . 672.415
= 6.505.085
MENOS rentas exentas
* Intereses sobre cesantías 62.000
= 6.443.085
MENOS
* 25% renta exenta trabajo 1.610.771
= 4.832.314
MENOS deducciones
* Corrección monetaria crédito 480.000
BASE DE RETENCION 4.352.314
BASE DE RETENCION EN UVT 194.34 UVT
TABLA DE RETENCION EN LA FUENTE POR SALARIOS AÑO 2009
Por regla general, las retenciones en la fuente se deben aplicar al momento del pago o abono en cuenta, el hecho que ocurra primero, y en la cotidianidad de las empresas, siempre ocurre primero la causación, pero en el caso de la retención por salarios, esta se practica cuando efectivamente se paga al trabajador.
Esta es una excepción que contempla la misma ley [artículos 385 y 386 del estatuto tributario], excepción que de alguna manera beneficia la liquidez de la empresa por cuanto evita declarar y pagar una retención cuando aun no se han pagado los salarios.
Aunque esto no es una camisa de fuerza, de modo que la empresa puede decidir practicar la retención en el momento en que reconozca en la contabilidad los pagos laborales sujetos a retención, lo que puede ser recomendable cuando los salarios son pagados oportunamente..
AGENTES RETENEDORES (PATRON)
Persona natural o jurídica, sociedades de hecho, comunidades organizadas, secesiones liquidas que realicen pagos gravables originados en una relación laboral o legal y reglamentaria por su condición de empleador.
PAGOS EXENTOS POR LA RETENCION:
1. Indemnización por accidentes de trabajo o enfermedad que impliquen protección a la maternidad y gasto de entierro del trabajador (totalidad hasta salario mínimo legal).
2. Las cesantías e intereses a las cesantías de los últimos 6 meses no exceda de los 350 UVT. * Cuando se exceda entre 350 y 400 UVT el 90% es exento. * Cuando sea mayor de 400 UVT y menos de 470 el 80% es exento. * Entre 470 y 530 UVT el 60% es exento * Entre 530 y 590 UVT el 40% es exento * Entre 590 y 650 UVT el 20% es exento * Mas de 650 UVT el 0% (nada)
3. Pensiones de jubilación: Pagos que no excedan los 1000 UVT.
EJERICIO:
Roberto Gómez obtiene un salario mensual de 6380000, se le descontó por aportes al fondo de pensión 1052700. El trabajador hizo aportes voluntarios a la pensión por 650000 los intereses a las cesantías equivalentes a 62000 y presenta un certificado expedido por un establecimiento bancario sobre los intereses del préstamo de vivienda por 480000 mensuales y de salud por 320000.
Procedimiento:
Salario mensual 6.380.000
Aportes pensión (12.5%) 797.500 1.052.700 16.5% . 7.177.500 X 12-5% . X = 797.500
MENOS ingresos no constituidos de Renta ocasional
* Aportes pensión voluntaria 650.000 * Ahorro cuenta AFC 0 * Aporte fondo pensión 178.000 * Fondo solidaridad 4.615 . 672.415
= 6.505.085
MENOS rentas exentas
* Intereses sobre cesantías 62.000
= 6.443.085
MENOS
* 25% renta exenta trabajo 1.610.771
= 4.832.314
MENOS deducciones
* Corrección monetaria crédito 480.000
BASE DE RETENCION 4.352.314
BASE DE RETENCION EN UVT 194.34 UVT
TABLA DE RETENCION EN LA FUENTE POR SALARIOS AÑO 2009
